Нормы оформления приказов

Нормы оформления приказов

Нормы оформления приказов

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

  • постоянные реквизиты «единого» бланка:
    • наименование организации (06);
    • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
    • переменные реквизиты «единого» бланка:
      • регистрационный номер (10);
      • текст (19);
      • отметка о наличии приложения (20);
      • визы (23).
      • Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

        Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:

        — изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

        — подготовка проекта приказа;

        Текст приказа состоит из 2 частей:

        — констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;

        — распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

        Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

        1. Коммерческому директору Иванову И.И….

        Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:

        1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…

        В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.

        Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).

        Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.2010 или… к 20.07.2010.

        Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

        Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

        3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.

        3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

        В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.

        Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:

        1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.
        2. Ввести в действие инструкцию с 15.11.2010

        Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:

        1…. обеспечить представление еженедельной сводки….

        Приказ вступает в силу с момента подписания.

        Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».

        sekretar-eps.ru

        Составление и оформление приказов

        Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

        Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

        Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно». Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

        Различают три вида приказа:

      • приказ по административно-хозяйственным вопросам;
      • приказ по основной деятельности;
      • приказ по личному составу.
      • Приказ по основной деятельности

        Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

        Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

        Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

      • инициирование издания приказа;
      • сбор необходимой информации;
      • подготовка проекта документа;
      • согласование;
      • проверка правильности оформления;
      • подписание;
      • доведение приказа до исполнителей.
      • Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

        Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях. «, «На основании. «, «В связи с. «.

        Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

        Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Приказываю», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов. «, «Начальнику отдела кадров Иванову В. П. » и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «Утвердить инструкцию по делопроизводству» (приложение 1).

        На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

        Словарь кадрового делопроизводства. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

        Приложение к приказу — дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

        Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

        В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

        Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

        Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».

        Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

        Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

        Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.

        Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

        Приказ по личному составу

        Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

        В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

        Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

        Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

        Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

        Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

        В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

        Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

        Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

      • наименование организации — автора документа;
      • наименование вида документа — «Приказ»;
      • дата, номер;
      • место издания, заголовок к тексту;
      • текст;
      • подпись;
      • визы согласования;
      • отметка об ознакомлении с приказом работника;
      • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
      • Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить — приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

        Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

        К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово «Приказываю» (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: «Принять», «Уволить», «Назначить», «Изменить», «Присвоить» и т. д.

        Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

        Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: «Изменить», «Присвоить», «Объявить» и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос «о чем?»: о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

        Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за

        халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу

        Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

        Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака. «, т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

        Неправильной является и другая распространенная формулировка — «Внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

        Дата составления приказа — поступление копии паспорта в кадровую службу.

        Регистрация и хранение приказов

        Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

        С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

        На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

        Приказы по основной деятельности имеют срок хранения «постоянно». Приказы по административно-хозяйственным вопросам — срок хранения 5 лет.

        Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

        1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.

        3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005.

        4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

        Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ

        Подписано в печать 20.06.2010 «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 7

        www.hr-portal.ru

        ПРИКАЗ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.07.99 N 77 «О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ, ПРЕДСТАВЛЕНИЯ НА ПОДПИСЬ ПРОЕКТОВ И РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА И ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ»

        3. Оформление приказов, распоряжений

        3.1. Распорядительные документы в Судебном департаменте оформляются на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

        3.2. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на одной стороне односортной бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Текст проекта приказа (распоряжения) печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

        Бланки документов должны иметь поля не менее (мм): левое и верхнее — 20, правое и нижнее — 10.

        Текст, в том числе и заголовки, печатается строчными буквами.

        При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы проекта должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

        Допускается печатание проектов приказов (распоряжений) на пишущей машинке с четким шрифтом и лентой черного цвета. Печатание проектов приказов (распоряжений) на пишущих машинках с нестандартным шрифтом не допускается.

        3.3. Для оформления проектов приказов (распоряжений) применяются напечатанные типографским способом бланки. Обеспечение структурных подразделений бланками производится Управлением делами Судебного департамента.

        Проекты совместных приказов Генерального директора Судебного департамента и руководителей других федеральных органов исполнительной власти оформляются на стандартном листе бумаги, имеют наименования и номера всех федеральных органов исполнительной власти, руководители которых подписывают данный приказ. Первыми располагаются наименование, номер федерального органа исполнительной власти — инициатора создания совместного приказа и подпись его руководителя.

        3.4. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 проект приказа должен иметь следующие реквизиты:

        текст (вступительную и распорядительную части);

        3.5. Титульная часть включает:

        изображение Государственного герба Российской Федерации (по центру листа);

        наименование вида документа (приказ или распоряжение);

        дату и номер — проставляются соответственно при подписании и регистрации (допускается при подготовке нормативных и финансовых документов писать, например: 3 марта 1999 года);

        место издания — Москва.

        3.6. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание проекта приказа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже, например: «Об организации. «, «О состоянии. «.

        Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и размещается в левой части листа.

        Текст печатается на расстоянии 2 — 3 интервала от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается с красной строки, на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

        3.7. Во вступительной части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты и события, послужившие причиной издания приказа.

        Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

        3.8. Распорядительная часть приказа должна начинаться словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (распоряжения — «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»), напечатанным прописными буквами вразрядку текста в продолжение вступительной части.

        3.9. В распорядительной части проекта приказа при необходимости:

        излагаются требования, распоряжения, указания, предписания, правила (далее — требования) с указанием структурных подразделений и должностных лиц, которым они адресуются;

        устанавливается срок выполнения, введения в действие;

        указываются приказы, которые признаются утратившими силу (считаются не действующими в системе Судебного департамента), или об изменении ранее изданных приказов;

        указывается, в какие подразделения разослать или до сведения каких должностных лиц довести приказ;

        даются указания о контроле за выполнением, предусматривается представление докладов (как правило, в рамках установленной отчетности).

        3.10. Распорядительная часть проекта приказа (распоряжения) оформляется в виде пунктов.

        Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, например: 2.1. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего проекта приказа (распоряжения).

        3.11. В распорядительной части проекта приказа (распоряжения) применяется приказная (повелительная) форма изложения, в приложениях текст излагается в описательной форме.

        Требования проекта приказа (распоряжения) должны излагаться четким и простым языком, короткими, легко воспринимаемыми фразами, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Формулировки не должны допускать различных толкований.

        Каждый пункт должен, как правило, начинаться указанием конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также определять исполнителя, иметь конкретный срок выполнения предписаний. Каждый пункт (подпункт) должен выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование, правовую норму.

        Разделы и пункты располагаются в логической последовательности.

        Примечания к пунктам проекта приказа (распоряжения) могут быть только подстрочными (в сноске).

        При утверждении приказом (распоряжением) комиссии (рабочей группы) их состав указывается в следующем порядке:

        1. Фамилия и инициалы, должность (председатель комиссии либо руководитель рабочей группы).

        2. Фамилия и инициалы, должность (заместитель. ).

        3. Фамилия и инициалы, должность (секретарь. ).

        Далее в алфавитном порядке члены комиссии (рабочей группы) независимо от должности.

        3.12. Употребляемая лексика должна соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Российской Федерации, международных договорах, а также в судебно — правовой практике, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте проекта приказа (распоряжения), инструкции. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия.

        Если употребляются специальные или новые термины, то их значение должно быть понятно из текста либо разъяснено в примечаниях.

        3.13. При необходимости в проекте приказа (распоряжения) могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования, например: Федеральный закон «Точное название» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N ____, ст. ______).

        Если в тексте проекта приказа или распоряжения упоминаются законодательные акты, во исполнение которых издавались приказы Генерального директора Судебного департамента, инструкции или иные служебные документы, которые утверждены и введены в действие приказами Генерального директора Судебного департамента, то указывается год издания и номер соответствующего приказа, например: приказ Генерального директора Судебного департамента от 15 июня 1999 г. N ___.

        3.14. Сроки исполнения (введения в действие) приказа или распоряжения должны быть реальными, следует также учитывать время, необходимое на издание, рассылку и доведение его до исполнителей.

        Если срок введения в действие приказа не указан, то он вступает в силу с момента его подписания. Приказы, подлежащие государственной регистрации, вступают в силу только после их регистрации в установленном порядке.

        Приказ действует до его отмены в порядке, установленном пунктом 2.7 настоящей Инструкции.

        3.15. К проекту приказа могут прилагаться утверждаемые этим приказом положения, наставления, инструкции, планы и другие служебные документы.

        Если в тексте проекта дается ссылка «согласно приложению» (при наличии нескольких приложений они нумеруются), то на первой странице приложения пишется:

        ПРИЛОЖЕНИЕ
        (1,5 инт.)
        к приказу Генерального директора
        Судебного департамента
        при Верховном Суде
        Российской Федерации
        от 17.05.99 No. 32

        В этом случае приложение (приложения) является составной частью приказа и имеет сквозную нумерацию страниц вместе с текстом приказа.

        Если в тексте проекта приказа дается ссылка «утвердить прилагаемую Инструкцию (Положение, Перечень. )», то на первой странице прилагаемого распорядительного акта пишется:

        УТВЕРЖДЕНА
        (1,5 инт.)
        Приказ Генерального директора
        Судебного департамента
        при Верховном Суде
        Российской Федерации
        от __________ N ____

        В данном случае нумерация страниц идет отдельно в каждом утвержденном правовом документе (Инструкции, Положении, Перечне. ).

        Слово «Утверждена» согласуется в роде и числе с первым словом заголовка утверждаемого документа:

        Издание вместе с приказом материалов, не оговоренных в тексте приказа, не допускается.

        Приложения к проекту приказа должны быть завизированы руководителем подразделения, подготовившего проект приказа, или его вышестоящим начальником.

        Подпись приказа состоит из наименования должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписывающего приказ.

        Подпись отделяется от текста 3 интервалами и печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля.

        Длина максимальной строки наименования должности не должна превышать 8 см.

        3.16. Гриф секретности или ограничения доступа к информации, номер экземпляра указываются на первой странице проекта приказа в правом верхнем углу за пределами границ текстового поля, в колонтитуле. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности через 1,5 интервала.

        3.17. Фамилия, инициалы исполнителя (наименование подразделения), номер его служебного телефона печатаются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в левом нижнем углу.

        zakonbase.ru

        Правила оформления приказов

        Статьи по теме

        В каждой организации трудовая деятельность регулируется приказами и распоряжениями руководителя. При этом во многих компаниях распространена практика, когда разработка приказов поручается именно секретарю (личному помощнику). В данной статье мы рассмотрим, какие правила оформления приказов при этом необходимо соблюдать.

        Из данной статьи вы узнаете:

      • правила оформление приказа;
      • состав реквизитов приказа;
      • как избежать ошибок при составлении приказа.
      • Каждый секретарь обязан знать правила и требования к оформлению различных документов. Особенно это актуально, когда речь заходит о документации, регламентирующей деятельность компании и ее сотрудников. Учитывая тот факт, что секретарям довольно часто приходится заниматься контролем исполнения документов, он должен знать, что данный документ оформлен по всем правилам. Именно правила оформления приказов мы и обсудим более подробно.

        Оформление приказа

        Прежде чем заняться вопросом оформления приказов, сначала разберемся в их классификации. Приказ является основным распорядительным документом в организации. Для удобства принято делить приказы на две группы: по личному составу и остальные. Соответственно, приказами по личному составу занимается кадровая служба (как правило), а остальными (по основной деятельности) — руководитель организации. В нашем материале условно речь пойдет о приказах, которые не касаются личного состава, так как отношение последних к делопроизводству является не таким явным.

        Отметим, что для оформления приказа необходимо использовать бланк для особых видов документов с соответствующим наименованием. Также следует заметить, что текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную. Первая часть служит обоснованием и указанием причин, которые послужили основой приказа. Вторая — самим приказом (распоряжением), повествующем об изменениях, нововведениях и т.д. При наличии нескольких пунктов в распорядительной части приказа следует каждый нумеровать арабскими цифрами и начинать с новой строки. При этом необходимо указывать, ответственное лицо, которому поручается исполнение. Должность, фамилия и инициалы исполнителя указываются в дательном падеже (начальнику юридического отдела Иванову С.С.).

        Реквизиты приказа

        Состав реквизитов приказа регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно данному стандарту, приказ должен содержать следующие реквизиты.

        Постоянные реквизиты «единого» бланка:

      • эмблема (03);
      • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ).

      Переменные реквизиты «единого» бланка:

    • дата (09);
    • место составления или издания документа (12);
    • заголовок (17);
    • подпись (21);
    • Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?». Например, «Об изменении графика работы», «О смене тарифных планов» и т.д.

      Новые статьи

      Ошибки в приказах

      Достаточно часто при оформлении приказов возникают ошибки, связанные с большим количеством требований к оформлению. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные.

      2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:

      2.1. Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.

      2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:

      • анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;

      • соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.

      Комментарий: в приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: «проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые – по мере необходимости»; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например, в положении о комиссии. Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.

      3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.

      Комментарий: пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом:

      3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)…

      Комментарий: в приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий, например:

      1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников.

      Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например:

      1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до (дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда.

      Комментарий: поскольку приказы, содержащие конкретные поручения, ставятся на контроль, причем каждое поручение контролируется отдельно, составителям приказов не следует забывать об указании срока исполнения поручения, как, например, в приказе:

      1. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.

      Комментарий: отсутствие срока исполнения данного поручения не даст возможности проконтролировать выполнение приказа. Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 15.05.2009, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа будет отсчитываться от даты подписания приказа руководителем. Для удобства работы с приказом срок исполнения поручения лучше указывать конкретной датой и оформлять отдельной строкой под поручением, например:

      3. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.

      Срок исполнения – 01.02.2009.

      Комментарий: если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле. В данном случае речь идет о контроле за исполнением приказа по существу и в целом. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство организации (заместители руководителя, главные специалисты). Контроль за исполнением приказа нельзя возлагать на тех лиц, которым даются поручения.

      www.sekretariat.ru

admin

Обсуждение закрыто.