Ключевое слово в приказе

Ключевое слово в приказе

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся приказ по основной деятельности и приказ по личному составу

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения как основных, так и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми работниками. Приказом оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности, т.е. так называемые инициативные приказы.

Кроме того, приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников документы вышестоящих органов власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности учреждения. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказы должны соответствовать действующему законодательству и поэтому многое зависит от их подготовки. Процесс подготовки приказа можно разделить на несколько этапов.

Сначала необходимо изучить действующие законодательные, нормативные акты, в соответствии с которыми реализуется данное направление деятельности. На следующем этапе выявляются ранее изданные по этому вопросу приказы или другие документы, анализируются причины их выполнения или особенности невыполнения. Только после этого можно начинать составлять проект документа, точно определив цель его издания, и установить конкретные сроки исполнения и исполнителей, четко сформулировать распорядительные действия. Затем приказ оформляется, визируется юрисконсультом, указанными в документе исполнителями и лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. В некоторых случаях его визирует финансовая служба. Согласование проекта приказа с другими организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке. В типовой формуляр входят следующие реквизиты:
наименование министерства /ведомства (для организаций прямого подчинения); наименование организации /учреждения (с указанием организационно-правовой формы); название вида документа — ПРИКАЗ; дата; индекс (номер); место составления/издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу на 2—3 интервала ниже реквизита «место составления/издания документа» от границы левого поля. Заголовок должен точно отражать содержание документа, быть кратким и емким. Он начинается с предлога «О» и отвечает на вопрос «О чем?» («О создании. », «Об утверждении. »). Печатается заголовок через один интервал, служит целям регистрации и поиска, облегчает восприятие текста приказа. Нужно помнить, что сначала составляется и редактируется текст документа, и лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа состоит из двух частей — констатирующей (вводной) и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа. В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «для. » или со сложных предлогов «в связи. », «с целью. », например, «Для организации подготовки. ..», «С целью привлечения дополнительных средств. », «В связи с реорганизацией. ».

В тех случаях, когда распорядительные действия нуждаются в подробном объяснении, констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин, обстоятельств, а затем дается типовая конструкция с вышеуказанными предлогами.

Другая часть приказов по основной деятельности — так называемые приказы, изданные «во исполнение».

Констатирующая часть таких приказов начинается со слов «В соответствии. », «На основании. », «Во исполнение. » и затем печатаются наименование вида документа, наименование организации-автора, полный заголовок к тексту, дата и индекс того документа, во исполнение которого издается данный приказ. Завершается констатирующая часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ:» — причем оно оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с отдельной строки с абзаца.

Если в приказе устанавливаются правила или нормы, регулирующие основную деятельность учреждения в течение длительного времени, то примерная модель формулировки выглядит так: «что (с)делать с какого срока (на какой срок)». Например: «Утвердить штатное расписание института социальной работы на 2-е полугодие текущего года».

Если в приказе даются поручения исполнителям, то в каждом пункте необходимо указать конкретные фамилии исполнителей, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Поручительские пункты формулируются по такой модели: «кому сделать — что сделать — когда (к какому сроку) сделать». «Например: «Управлению кадров (Егорова Т.С.) разработать новое Положение о персонале к 01.09.99.».

Иногда руководитель делегирует свою контролирующую функцию какому-либо должностному лицу. В этом случае последним пунктом приказа будет специальный пункт о контроле исполнения.

После текста, не ниже, чем через 3 интервала, оформляется подпись от границы левого поля, включающая сокращенное наименование должности лица, подписывающего приказ, личную подпись и ее расшифровку. Расшифровка подписи начинается от 6-го положения табулятора, строчными буквами, без скобок и пробелов между инициалами и фамилией, на уровне последней строки наименования должности. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа. Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа ниже подписи. Если виз несколько, то они располагаются двумя рядами — от 0-го и 4-го положений табулятора. В состав визы входят наименование должности визирующего, его личная подпись и ее расшифровка, а также дата.

Приказ по личному составу —это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Прием на работу, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление и изменение размеров оплаты труда, предоставление отпусков, изменение фамилии и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами, — все это документально оформляется в приказах по личному составу. Данная разновидность приказов готовится службой управления персоналом (кадрами) на основе докладных записок руководителей структурных подразделений, личных заявлений, заключенных контрактов. Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с КЗоТ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

По структуре эти приказы могут быть простыми и сложными. В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие. Если оно совершается с одним работающим, то приказ называется индивидуальным, а если действие распространяется на нескольких сотрудников, — сводным. Объединение нескольких распорядительных действий (пунктов) делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, нужно учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности поиска информации в процессе работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют внедрение автоматизированных систем обработки и подготовки кадровой документации.

Отличительной особенностью приказов по личному составу является то, что они выполняют двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора (контракта), т.е. этот документ является распорядительным, с другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке учреждения. При подготовке приказов на компьютере можно разработать и ввести в базу данных трафареты, включающие не только реквизиты общего бланка, но и типовые элементы текста, характерные для каждой конкретной ситуации. Следует заметить, что приказы о поощрениях и взысканиях всегда издаются простыми (часто — индивидуальными) и могут быть оформлены по образцу приказа по основной деятельности, т.е. с обоснованием мотивов и причин издания в констатирующей части текста.

В типовой формуляр приказа по личному составу входят следующие реквизиты: наименование министерства/ведомства (для организаций прямого подчинения); наименование организации/учреждения (с указанием организационно-правовой формы); название вида документа — ПРИКАЗ; дата; индекс (номер); место составления/издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы. Обязательными являются также отметки об ознакомлении с текстом приказа всех названных в нем лиц.

Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу. В сводных и сложных приказах отдельные пункты могут иметь и свои индивидуальные для каждого сотрудника сроки вступления в силу.

Индекс (номер) приказа по личному составу всегда смешанный, буквенно-цифровой. К порядковому номеру документа (обычно ведется валовая нумерация в пределах года) через тире или косую черту добавляются буквенные индексы, указывающие на конкретную их подгруппу (поощрения, увольнения, командировки и пр.). Иногда это еще и буквенные индексы, указывающие на срок хранения приказа — приказы долговременного (75 лет) срока хранения имеют буквенную часть индекса ЛС (по личному составу) и регистрируются отдельно, а приказам со сроком хранения 3 года дается буквенное обозначение К (кадровый).

Заголовок к тексту простого индивидуального приказа кратко формулирует содержание распорядительного действия, начинается с предлога «о» (о чем?) и включает фамилию и инициалы сотрудника. Например: «О приеме Елисеева Г.Е.», «О предоставлении отпуска Орловой С.Ф.», «Об изменении фамилии Никитиной Е.М.». Заголовок к тексту сводных или сложных приказов формулируется обобщенно: «По личному составу».

Текст приказа по личному составу состоит из распорядительной части, которая формулируется по пунктам. Слово ПРИКАЗЫВАЮ здесь отсутствует. Каждый пункт начинается с названия распорядительного действия (ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д.), оформляемого на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. Далее с новой строки указываются полностью фамилия, имя и отчество сотрудника, затем наименование его должности, профессии, специальности и наименование структурного подразделения, дата совершения распорядительного действия (юридического факта), его условия, мотивы или причины (в случае необходимости — со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ). Дата, указанная в тексте соответствующего пункта, является индивидуальной датой его вступления в силу.

Текст каждого пункта приказа по личному составу должен заканчиваться указанием на основание для совершения распорядительного действия и издания приказа. Основанием являются документы (их может быть несколько), в которых фиксируется согласие сторон на заключение, изменение, расторжение трудовых правоотношений (например, заявление сотрудника с визой начальника структурного подразделения и резолюцией руководителя) либо содержится обоснование какой-то производственной необходимости (например, докладная записка руководителя структурного подразделения) или формулируются мотив и причина для совершения распорядительного действия (например, копия документов ЗАГС, представление и т.п.).

Основание оформляется после каждого пункта приказа от границы левого поля строчными буквами, после него ставится двоеточие и затем в именительном падеже указываются название вида документа (документов), дата его составления, номер, заголовок. Текст, относящийся к основанию, печатается через один интервал.

Следует помнить, что прием на работу руководителей и их заместителей, главных бухгалтеров, руководителей структурных подразделений, лиц, на которых возложена материальная ответственность, обозначается термином НАЗНАЧИТЬ на должность, прием рядовых рабочих и служащих ПРИНЯТЬ (кем?). Далее в модели указываются наименование должности, специальности или профессии (в точном соответствии со штатным расписанием), наименование структурного подразделения, дата начала трудового договора, условия оплаты труда и дополнительные условия, которые оговариваются при заключении трудового договора.

При оформлении перевода необходимо указать точное наименование новой должности, профессии, специальности, наименование нового структурного подразделения, дату перевода, условия оплаты труда. При временном переводе в тексте указывают срок, мотив или причину перевода и дают ссылку на соответствующую статью КЗоТ. При переводе на срок более одного месяца необходимо личное заявление сотрудника (для перевода на срок до одного месяца согласие сотрудника не требуется).

При предоставлении отпуска в тексте указываются его вид, даты начала и окончания, продолжительность в рабочих или календарных днях.

При оформлении командировки указывают место командирования, цель командировки, дату ее начала и продолжительность.

Факты перемены фамилии, имени и отчества, зарегистрированные органами ЗАГС, оформляются в организациях в приказе с помощью распорядительного оборота: «СЧИТАТЬ (кого?) изменившей фамилию на (какую)».

Расторжение трудового договора оформляется с использованием терминов, противоположных тем, которые были использованы для его заключения с данным конкретным работником (НАЗНАЧИТЬ — ОСВОБОДИТЬ, ПРИНЯТЬ — УВОЛИТЬ).

Право подписания приказов по личному составу может быть делегировано первым руководителем одному из его заместителей или заместителю по персоналу, однако это должно быть зафиксировано в учредительных документах, или в протоколе о распределении обязанностей, или в их должностных инструкциях.

Визы на проекте приказа оформляются также обычным порядком. Обязательной является виза кадровой службы, подготовившей проект приказа.

С подписанными приказами по личному составу сотрудники, которых приказы касаются, должны быть ознакомлены под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом оформляется так же, как и визы, и чаще всего включает фразу «С приказом ознакомлен», которая печатается от границы левого поля.

Распорядительные документы могут готовиться и издаваться на основе протоколов.

Протоколом называется документ с записью всего происходящего на заседании или собрании. В нем фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами. Как правило, протокол ведется во время заседания, однако если заседание стенографируется или записывается на фонограмму, он может составляться после их расшифровки.

Ведет протокол секретарь заседания. От его умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Проведению заседания коллегиального органа предшествует подготовительная работа, в ходе которой формулируется повестка дня, составляются списки участников заседания и приглашенных, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по основным вопросам.

Протокол оформляется по форме общего бланка. В типовой формуляр протокола входят: наименование министерства/ ведомства (для организаций прямого подчинения); наименование организации/учреждения (с указанием организационно-правовой формы); наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата заседания; номер протокола; место заседания; гриф утверждения (когда протокол подлежит утверждению); заголовок; текст; подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. Если заседание продолжалось несколько дней, то указываются две даты — начала и окончания.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение срока его полномочий. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание, конференция и т.д.) и название коллегиального органа в родительном падеже (например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива», «совещания студсовета»).

После оформления бланковой части приступают к оформлению текста.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста начинается со слова «Председатель», оно пишется через 2 интервала после заголовка от левого поля с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя данного конкретного заседания (а не председателя коллегиального органа) и его инициалы. Аналогично оформляется слово «секретарь». Эта часть текста опускается при проведении оперативных совещаний. На следующей строке перечисляются присутствующие (после двоеточия), обычно это делается в алфавитном порядке. На больших заседаниях состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается запись в самом протоколе. Затем записываются фамилии приглашенных с указанием их должности, а иногда и с названием организации. Заканчивается вводная часть повесткой дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о (об)». Если повестка дня занимает слишком много места, то она может прилагаться к протоколу, о чем в тексте протокола делается соответствующая запись.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, причем по каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст и облегчают его восприятие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра, обозначающая порядковый номер вопроса в повестке дня. Если имеется текст доклада или выступления, то он не записывается в протокол, а через тире после фамилии выступившего указывается:
«Текст доклада (сообщения, выступления) прилагается».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Если решение содержит несколько вопросов, то они подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, подобно распорядительным документам, должна быть конкретной и состоять из следующих частей: кому, что сделать и к какому числу.

В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. Не позднее чем в десятидневный срок протокол уточняется, выверяется по стенограммам или фонозаписи, редактируется и оформляется. Подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

psyera.ru

Язык и стиль распорядительных документов

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стильэтого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей.Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности…; создать комиссию в составе… и под. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок. В констатирующей частикратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т.п. Распорядительная частьдокумента содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности,принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Постановление– правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ…

Решение– правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например: «Коллегия РЕШИЛА…». В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия,используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ– распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например: Об увеличении уставного капитала общества.

В первой части распорядительного документа указываются основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, его текст содержит только распорядительную часть. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

1. Создать комиссию в составе…

Если же задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

1. Бухгалтерии университета открыть расчетный счет…

Указание срока исполнения дается отдельной строкой, например: Срок представления 25.06.01. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Распоряжение– правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание– правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

studopedia.org

Порядок составления и оформления организационно-распорядительных документов (приказа, распоряжения, постановления и др.)

Как известно, руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать организационно-распорядительные документы независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и др.

Основными видами организационно-распорядительных документов являются: приказ, указание, распоряжение, постановление, решение.

Приказ, указание, распоряжение, как документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

Приказ, указание, распоряжение — организационно-распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.[2] Приказ содержит обязательные для исполнения предписания.

Назовем основные виды приказов:

  • приказы по общим вопросам, которые в свою очередь делятся на приказы по организационным вопросам (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений) и приказы по основной деятельности (при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия и др.);
  • приказы по кадрам и личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров при назначении, освобождении, перемещении работников на должность, при уходе сотрудников в очередной отпуск и др. ).
  • Здесь представлены образцы оформления приказов.

    В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» приказы выполняются на бланках организации.

    Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа.

    Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей:

    • Констатирующая часть – в ней излагаются цели и причины издания приказа (могут быть перечислены факты, события, дана им оценка). Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках. В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.
    • Распорядительная часть – начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. Распорядительная часть излагается в повелительном наклонении, может состоять из пунктов. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой, оформляется с «красной» строки.
    • Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ.[3]

      Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

      Приказы по кадрам и личному составу хранятся в отделе кадров, остальные приказы хранятся в канцелярии.

      Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (ключевые слова: «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»).[2]

      Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.[4]

      Указание и Распоряжение во многом выполняются и оформляются по аналогии с приказами.

      Постановление и решение, как документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения

      Постановления и решения издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Считается, что коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности.

      На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.[4]

      Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами предприятий и учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности (ключевые глаголы «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ», «РЕШИЛА»).[2]

      Решение оформляется на бланке организации. Обязательными реквизитами Решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа.

      Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.[4]

      Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

      Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в ключевых глаголах, отделяющих распорядительную часть от констатирующей: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ».

      Другие статьи по данной теме:

    • назад:Договор (контракт) — понятие, структура, оформление. Учредительный договор
    • далее:Справочно-информационные документы — виды, порядок составления и оформления
    • Образцы оформления приказов по общим вопросам и по личному составу
    • Список использованных источников

      www.ekonomika-st.ru

      Приказы: основные виды и особенности оформления

      Из статьи вы узнаете:

      Приказы — распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач, на предприятиях — директор и т. д. Законную силу имеют только правильно оформленные распорядительные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке.

      Самые важные изменения этого лета!

      Приказ — самый распространенный тип распорядительной документации. Они регулярно издаются даже в сравнительно небольшой компании, штат которой ограничен парой десятков сотрудников; с их помощью руководство решает текущие или стратегически значимые задачи — производственные, административные, хозяйственные или кадровые.

      Виды приказов

      Любой приказ, издаваемый в организации, с точки зрения выполняемой функции можно отнести к одной из двух обширных категорий — по личному составу и по основной деятельности. Приказы по личному составу издаются для документирования кадровых процессов — приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

      Подробнее о приказах читайте здесь:

      Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя (поэтому такие документы называют инициативными), так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников.

      Читайте статью электронного журнала: Приказ о переводе

      Приказы по личному составу обычно сразу же начинаются с распорядительной части (хотя в отдельных случаях могут содержать и констатирующую) и составляются как в свободной форме, так и с применением унифицированных бланков Госкомстата или их аналогов, разработанных работодателем — все зависит от типа, функционального назначения и других особенностей документа. Например, для оформления приема на работу или направления сотрудника в командировку существуют унифицированные бланки, утвержденные Госкомстатом, а вот распоряжения об установлении надбавок, дежурствах или привлечении к сверхурочным работам составляются в произвольной форме.

      Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух частей — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй — излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

      Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве

      Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве. До недавних пор какой-либо альтернативы привычным унифицированным формам не было, но после вступления в силу федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. («О бухгалтерском учете») каждый работодатель получил законное право на разработку собственных бланков на базе существующих стандартов. Впрочем, многие компании решили не изобретать велосипед и продолжили использовать для оформления основных кадровых процедур готовые формы, в том числе:

    • Т-1 и Т-1а (о приеме на работу);
    • Т-5 и Т-5а (о переводе на другую работу);
    • Т-6 и Т-6а (о предоставлении отпуска);
    • Т-8 и Т-8а (о прекращении действия трудового договора);
    • Т-9 и Т-9а (о направлении в командировку).
    • Если речь идет об одном сотруднике, заполняется форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или Т-9, если же документ составляется на нескольких работников (например, когда в командировку одновременно направляется группа специалистов), используется форма с пометкой «а».

      Как оформить и утвердить приказ?

      Весь процесс работы с распорядительной документацией сводится к стандартной схеме:

    • подготовка проекта (предварительный, «черновой» вариант документа составляется, обсуждается, поступает на согласование и по необходимости редактируется);
    • утверждение окончательного варианта;
    • регистрация и тиражирование;
    • передача копий заинтересованных должностным лицам или структурным подразделениям;
    • помещение контрольного экземпляра в дело, а затем — передача на хранение.

    Читайте советы о том, как оформлять кадровые приказы, от экспертов «Системы Кадры»

    Одним из наиболее ответственных этапов в этой цепочке последовательных процедур считаются подготовительные работы. Зачастую ответственность за составление чернового варианта текста возлагается на секретаря, делопроизводителя, сотрудника отдела кадров (если речь идет об оформлении решения по личному составу) и т. д. Готовый, проверенный на предмет недоработок и ошибок документ передается руководителю для утверждения, а затем — на регистрацию.

    Некоторые виды распорядительных документов визируются не только генеральным директором, но и другими должностными лицами. Приказы по вопросам направления сотрудников в командировку, премирования или вызова из отпуска могут передаваться на подпись главному бухгалтеру, а связанные с увольнением или наложением дисциплинарного взыскания — юристу компании. Сделать это необходимо до того, как документ поступит к директору на подпись. Общий срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней, если иной срок не указан исполнителем.

    Структура текста может быть простой (когда он касается одного вопроса или лица) или сложной, насчитывающей несколько разных распорядительных пунктов.

    Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ:

  • при увольнении работника обязательно указывается причина решения работодателя со ссылкой на конкретную статью, пункт или подпункт Трудового кодекса;
  • поощрение или наложение дисциплинарного взыскания необходимо лаконично, но ясно обосновать, указав причину и конкретный вид применяемого воздействия (выдача премии, объявление выговора, награждение ценным подарком и т. д.);
  • предоставляя отпуск, нужно указать его вид, продолжительность, а также точные даты начала и окончания;
  • при переводе на другую работу отражаются его причина и вид (временный или постоянный), полное наименование новой должности сотрудника и структурного подразделения, в которое он переводится, сведения об изменении оплаты труда;
  • оформляя прием на работу, нужно указать основные условия трудоустройства (срок, наличие и продолжительность испытания, размер оплаты труда);
  • при направлении в командировку прописывается ее цель, продолжительность, место назначения, даты начала и окончания.
  • Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Проследите, чтобы каждый приказ, издаваемый в организации, содержал обязательные реквизиты:

  • наименование организации или учреждения;
  • название вида документа;
  • дату и место издания;
  • заголовок к тексту;
  • регистрационный номер;
  • подпись руководителя;
  • визы согласования.
  • Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание).

    Процедура регистрации

    Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года. В большинстве случаев такой индекс представляет собой порядковый номер с кратким буквенным обозначением (например, «112-Л», где первая часть — порядковый номер, а вторая говорит о принадлежности документа к группе приказов по личному составу). В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму — карточку, книгу, журнал, электронную базу данных.

    Вопрос из практики

    Как оформить приказ о наложении дисциплинарного взыскания

    Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

    Отвечает Иван Шкловец,
    заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

    Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны: докладные, акты, объяснительные, оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

    Если взысканием является замечание или выговор, то приказ оформите в произвольной форме.

    А если в качестве взыскания организация решит уволить сотрудника, то оформите приказ о прекращении трудового договора по унифицированной форме № Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 или по самостоятельно разработанной форме. Издавать дополнительный приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не нужно. Вместе с тем, и издание двух приказов не считают нарушением трудового законодательства. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в письме от 1 июня 2011 г. № 1493-6-1.

    Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

    Регистрация приказов в журнальной форме широко применяется работодателями (особенно небольшими компаниями с ограниченным объемом внутреннего документооборота), поскольку считается наиболее доступной, удобной и простой. Для переноса данных об издаваемых на предприятии приказах заводится как минимум два журнала (для распоряжений по личному составу и по основной деятельности).

    Сведения вносятся в журнал в хронологическом порядке, так что по последней записи сразу можно установить общее количество зарегистрированных работодателем документов определенного типа. Дополнительный плюс такой формы регистрации — невозможность изъять информацию о зарегистрированном приказе или внести ее «задним числом». С этой точки зрения даже самые современные электронные системы автоматизированной регистрации и хранения данных считаются менее безопасными, поскольку позволяют бесследно удалить сведения о документе.

    Если объем кадрового документооборота постоянно растет, появляется потребность в более подробной систематизации регистрационных данных. Для таких случаев рекомендуется завести несколько дополнительных журналов — например, отдельные журналы регистрации приказов о предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений и т. д. На обложке каждого журнала необходимо указать дату, с которой он ведется, и наименование организации. Журнал ведут до полного заполнения, а когда в нем уже не останется свободных граф, на обложке проставляется дата окончания и заводится новый экземпляр. Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании (например, организационно-правовая форма), вовсе не обязательно заводить новый журнал: достаточно обновить данные на обложке.

    Журнал регистрации приказов. Титульный лист

    Журнал регистрации приказов.

    Систематизация и хранение приказов по личному составу

    Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден решением Министерства культуры РФ в 2010 году).

    Согласно требованиям законодателя, приказы, оформляющие трудовые отношения и отражающие важные факты трудовой биографии работника, необходимо хранить в течение 75 лет. Но есть и другая группа распорядительных документов, предназначенных для оперативного регулирования выполнения работником трудовой функции и подлежащих гораздо менее продолжительному хранению (5 лет). Поэтому перед тем, как отправить документы в архив, их необходимо поделить на две группы — по срокам хранения.

    Группа продолжительного хранения включает приказы:

  • о приеме на работу;
  • о переводе на другую работу;
  • о поощрении, награждении подарком и премировании;
  • о прекращении трудового договора;
  • о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
  • об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
  • о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.
  • Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности. Поэтому нужно четко соблюдать сроки и условия их хранения. Ко второй группе относятся приказы:

    • о предоставлении очередного или учебного отпуска;
    • о применении дисциплинарного взыскания;
    • о направлении в краткосрочную командировку;
    • о направлении сотрудника на переподготовку, курсы повышения квалификации и т. д.
    • Документы такого типа формируются в дела с пятилетним сроком хранения, по истечении которого они уничтожаются с составлением соответствующего акта. Помните, что для организаций, относящихся к отдельным сферам деятельности, утверждены ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Приложения хранятся вместе с приказами, в отличие от документов-оснований (служебных и докладных записок, заявлений, копий личных документов сотрудников компании), которые помещаются в архив отдельно.

      Ошибки, часто допускаемые при оформлении приказов

      Несмотря на существование довольно четких стандартов оформления распорядительных документов, делопроизводители нередко допускают досадные ошибки — процедурные или правовые. Процедурные ошибки обусловлены умышленным или случайным отступлением от общепринятой схемы работы и обычно сводятся к несоблюдению требований, выдвигаемых законодателем и локальными нормами самой организации к содержанию и форме приказа.

      Чаще всего допускаются неточности в указываемых сведениях (паспортных данных, наименованиях структурных подразделений и должностей, реквизитах компании), не заполняются обязательные пункты, предусмотренные разработчиком формы («Дата составления», «Табельный номер», «Место составления», «Номер документа» и т. д.) Ошибкой считается также отказ от использования бланка установленного работодателем образца или применение нелогичных, размытых формулировок. Текст должен быть предельно четким и лаконичным. Использование оборотов, свойственных повествовательному стилю или способных трактоваться двояко, недопустимо.

      Визирование должностным лицом, не наделенным соответствующими полномочиями, или ссылка на ненадлежащим образом оформленный документ-основание — менее распространенные, но все же допускаемые в кадровой практике ошибки. Например, в общих случаях приказ о трудоустройстве работника издается со ссылкой на трудовой договор. Если договор по каким-то причинам признан недействительным, изданный на его основании распорядительный документ считается утратившим силу, а содержащееся в нем управленческое решение — не подлежащим исполнению. Любые другие распоряжения, при составлении которых работодатель ссылается на соглашения, акты и прочие документы, оформленные с нарушениями актуальных правовых норм, аналогичным образом теряют юридическую силу.

      Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «Кадровое дело»

      К сожалению, при проведении проверок инспекторы ГИТ нередко выявляют приказы, на которых отсутствует виза начальника юридической или кадровой службы, хотя структура и содержание документа предполагают ее наличие. Иногда работодатель не успевает или просто не считает нужным под роспись ознакомить работника с распоряжением по личному составу, имеющим к нему непосредственное отношение и затрагивающим его законные права. Между тем, трудовым законодательством определен конкретный перечень распорядительных документов, которые обязательно нужно доводить до сведения работников с указанием даты ознакомления — к ним относятся приказы о приеме на работу (ст.68 ТК РФ), применении дисциплинарного взыскания (ст.193 ТК РФ), увольнении (ст.84.1 ТК РФ). При оформлении постоянных или временных переводов на другую работу в качестве документа-основания не указывается ни заявление, ни согласие работника на перевод, а иногда даже не конкретизируются причины такого кадрового решения.

      Для приказов о прекращении трудового договора характерно несоответствие указанного в них основания увольнения формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе РФ, и отсутствие ссылок на конкретные статьи, пункты и подпункты. Предоставляя сотруднику отпуск, работодатели часто забывают указать его вид (основание) или продолжительность.

      Как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях

      Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

      Отвечает Вероника ШАТРОВА,
      эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры

      С работником случился инсульт, он парализован. Родственники принесли документы, которые подтверждают инвалидность. Прекращаем трудовые отношения в связи с полной нетрудоспособностью. Кто имеет право подписи вместо работника, если он сделать это не может?

      Александр Виноградов, начальник отдела кадров (г. Мурманск)

      Графы под подпись сотрудника в приказе и личной карточке оставьте незаполненными. Укажите «невозможно ознакомить под подпись по медицинским показаниям» и внесите реквизиты документа об инвалидности. Поясняющую запись заверьте своей подписью с расшифровкой и проставьте дату (ч. вторая ст. 84.1 ТК РФ)…

      Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

      Отмена и исправление приказов

      Как поступить, если производственная ситуация изменилась, и внезапно возникла необходимость в отмене или изменении кадрового решения, которое уже успело вступить в силу? В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

    • номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
    • основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
    • порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
    • ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.
    • Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)». Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

      www.kdelo.ru

    admin

    Обсуждение закрыто.