Образец резолюции на служебной записке

Образец резолюции на служебной записке

Как написать служебную записку: образец

Служебная записка – одна из форм письменного общения на предприятиях. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку. Образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.

Основания для составления и цели докладных

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
  • Как писать служебную записку (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.

    Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст – что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора докладной.
  • Обязательные требования определили, теперь рассмотрим, как пишется служебная записка.

    Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

    На картинке – продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

    Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Служебная записка — пример написания

    Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

    Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…» — это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя – сокращением времени на изучение письма.

    Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

    Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

    Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

    Электронные докладные. Такое бывает?

    Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

    Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

    Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

    m.ppt.ru

    Образец резолюции на служебной записке

    Просмотров научной работы: 8234

    Комментариев к научной работе: 19

    Поделиться с друзьями:

    Рассмотрим определения служебной записки из разных научных и учебных источников.

    В журнале «Организация документооборота на предприятии», в статье «Оформление реквизитов служебного письма» от 25 декабря 2009 г дается следующее определение служебной записки: «Служебная записка — документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

    Служебные записки составляются по вопросам:

    хозяйственного обеспечения и др.

    Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу». [1]

    Из данного определения мы видим, что автор не разграничивает понятия «служебная» и «докладная» записка.

    В журнале «Секретарь-референт» №6 2003 в статье «Докладные и служебные записки» дается следующее определение служебной записки: «Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

    Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

    Служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя». [2]

    Из определения следует, что служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

    В учебнике М.И. Басакова «Делопроизводство. Конспект лекций» дается следующее определение служебной записки: «Служебная записка- форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер». [3]

    По сравнению с предыдущими двумя определениями, последнее конкретизирует понятие «служебная записка», наиболее точно определяет его назначение.

    В учебнике Милехина Е. В. «Стратегия письменных коммуникаций» дается следующее определение служебной записки:

    «Служебная записка — это письменное сообщение для использования внутри организации. [4]

    Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:

    Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

    При передаче инструкций с помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то же время старайтесь избегать «пережевывания» и повторения очевидного.

    Сопроводительная служебная записка представляет читателю более длинное сопровождаемое сообщение. При этом Вы можете выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные положения.

    Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещения персонала, встречи или изменения в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании». [4]

    Из данного определения следует, что фактически, служебная записка — это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации. Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз.

    Следует отметить, что определение из учебника Милехиной Е. «Стратегия письменных коммуникаций» является более емким и носит более информационный характер.

    В учебнике М.И. Басакова «Делопроизводство. Конспект лекций» предлагают следующий макет служебной записки:

    Макет служебной записки представлен в приложении 1 [3].

    В макете служебной записки следующий состав реквизитов:

    Состав реквизитов в макете является не полным: отсутствует регистрационный номер и дата документа, не предусматривается заголовок к тексту, а также наименование структурного подразделения, наименование организации. Как и в образцах, отсутствуют резолюция, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направление его в дело.

    Существенным недостатком данного макета является отсутствие 11 и 12 реквизитов, поскольку эти взаимодополняющие реквизиты придают документу юридическую силу.

    Не предусмотрено проставление отметки об исполнителе, которая указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения.

    Не предусмотрено проставление резолюции, которая отражает результат рассмотрения документа руководителем.

    Не предусмотрена отметка об исполнении документа и направлении его в дело, которая свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

    В макете реквизит «Подпись» включает в себя дату подписания, что противоречит ГОСТу.

    Таким образом, отсутствие важных реквизитов в макете не позволяет использовать его в качестве идеального образца служебной записки, т.к. он является недоработанным.

    Рассмотрим образец служебной записки № 1[1]

    Реквизитами данной служебной записки являются:

    заголовок к тексту,

    1. В служебной записке указывается наименование структурного подразделения, не указывается наименование организации.

    2. Наименование вида документа пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается по центру.

    3. Реквизит «Адресат» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, которому адресован документ.

    4. Дата оформляется буквенно-цифровым способом

    5. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.

    6. Текст служебной записки состоит из двух частей:

    обоснования (изложение причин составления),

    7. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

    В данном образце отсутствуют следующие реквизиты: наименование организации, регистрационный номер, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, резолюция.

    Следует отметить, что реквизиты «дата» и «регистрационный номер» являются взаимодополняющими, предают документу юридическую силу, а также выполняют поисковую функцию. Отсутствие регистрационного номера документа свидетельствует о том, что он не включен в документальный фонд организации, т.е. организация не несет за него ответственность.

    Недостатком данного образца является отсутствие реквизита «резолюция», поскольку резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.

    Таким образом, отсутствие важных реквизитов в документе не позволяет использовать его в качестве макета идеального образца служебной записки, т.к. он является недоработанным.

    Рассмотрим образец служебной записки № 3[2]

    наименование структурного подразделения,

    наименование вида документа,

    регистрационный номер документа,

    По сравнению с предыдущим образцом служебной записки, в образце №2 присутствует регистрационный номер документа. Что означает, что документ находится под контролем и ответственностью организации.

    Также отсутствуют: резолюция; отметка об исполнителе, которая указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Макет служебной записки представлен в Приложении №4.

    В представленном нами макете служебная записка состоит из следующих реквизитов:

    наименование вида документа

    регистрационный номер документа

    место составления или издания

    заголовок к тексту

    отметка о наличии приложения

    отметка об исполнителе

    отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    По сравнению с макетом из учебника М.И. Басакова «Делопроизводство. Конспект лекций»[3], а также с образцами № 1[1] и № 2 [2] в моем макете присутствуют реквизиты наименование организации, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, резолюция, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

    Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка включает: краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует ответное письмо или иной документ, свидетельствующий об исполнении данного документа; при наличии такого документа — ссылку на его дату и номер; слова «В дело» (без кавычек); номер дела (со значком №), в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

    Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.

    При рассмотрении служебной записки после принятия решения ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения служебной записки. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,

    Как правило, служебная записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых основных реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». Согласно ГOCTy текст любого информационно — справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

    При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

    Наименование вида документа пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

    Датой документа является дата его подписания. Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например: 2 февраля 2006 г.

    Регистрационный номер на служебной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

    Место составления или издания документа- указывают наименования структурного подразделения.

    Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.Служебная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже.

    Заголовок может отвечать на вопросы:

    В тексте служебной записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй – излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст служебной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя служебной записки.

    В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

    Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

    Таким образом, правильно оформленная докладная записка помогает в управленческой деятельности участникам управления более оперативно и грамотно организовать внутренний информационный обмен.

    Список использованных источников и литературы

    1. Мосеев Р.Н. Оформление реквизитов служебного письма // Организация документооборота на предприятии, 2009, № 11, С. 11

    2. Миронова Е.В. Докладные и служебные записки // Секретарь-референт, 2006, № 3, С. 17

    3. Басаков, М. И. Делопроизводство. Конспект лекций / М. И. Басаков. – 3-е изд., доп. и перераб. – Ростов н/Д : Феникс, 2006. – 192 с.

    4. Милехина Е. В. «Стратегия письменных коммуникаций» / Е. В. Милехина. – М. : Флинта : МПСИ, 2006. – 200 с.

    Макет служебной записки (Басаков, М. И. Делопроизводство. Конспект лекций / М. И. Басаков. – 3-е изд., доп. и перераб. – Ростов н/Д : Феникс, 2006. – 192 с.)

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    О замене датчика температурного режима

    В связи с выходом из строя датчика температурного режима в помещении № 4 склада № 3 прошу Вас распорядиться об установке нового датчика температурного режима.

    Руководитель отдела Личная подпись Н.О. Павлов

    Образец служебной записки (Мосеев Р.Н. Оформление реквизитов служебного письма // Организация документооборота на предприятии, 2009, № 11, С. 11)

    Образец служебной записки (Миронова Е.В. Докладные и служебные записки // Секретарь-референт, 2006, № 3, С. 17)

    Наименование структурного подразделения

    Заголовок к тексту начинается

    ТЕКСТ. Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты или ситуация, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части излагаются выводы и предложения.

    www.scienceforum.ru

    Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

    Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

    Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

    На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

    Законодательные основы

    Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

    Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

    Специфика докладной

    Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

    Отличие от служебной записки

    Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

    Отличие от объяснительной записки

    Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

    Функции докладных записок

    Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
  • Классификация докладных записок

    Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

    1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
      • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
      • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
      • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
      • Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
        • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
        • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

    К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
    • Автор докладной

      Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

      Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

      Как грамотно составить докладную

      Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

    • Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
    • Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
    • Выводы и рекомендации автора записки.
    • Рекомендации к оформлению

      Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

      ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

      Оформляем внутреннюю докладную

      Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

      • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
      • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
      • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
      • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
      • короткая суть докладной;
      • содержание тремя обособленными блоками;
      • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
      • Особенности оформления внешней докладной

        Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

      • сведения об организации-отправителе;
      • присвоенный документу номер;
      • город, в котором составлена докладная;
      • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

      Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

      Реакция адресата

      Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

      Конкретные образцы докладных записок

      Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

      Докладная о нарушении трудовой дисциплины

      Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

      Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

      Отдел кадров
      Генеральному директору
      ООО «Омега»
      Н.В. Грощенко

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

      О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

      Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

      В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

      Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

      Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

      Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

      Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей

      Отдел метрологии
      Генеральному директору
      ООО «Росмашинстрой»
      Радковскому К.Л.

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

      О невыполнении должностных обязанностей

      Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

      В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

      Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

      Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

      Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

      Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

      Административно-хозяйственный отдел
      Генеральному директору
      ООО «Просперити»
      Гиацинтовой А.В.

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

      О некорректном поведении сотрудника

      Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

      Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

      Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

      assistentus.ru

  • admin

    Обсуждение закрыто.