Первичная документация как оформить

Первичная документация как оформить

Первичная документация как оформить

В ближайший понедельник 30 июля отмечается Международный день дружбы. Так что не забудьте в первый день следующей недели поздравить своих друзей с этим праздником. А об остальных важных делах на грядущую пятидневку вам расскажут наши еженедельные бухгалтерские напоминания.

Поступило предложение обязать работодателей сообщать судебным приставам о приеме на работу должников.

Верховный суд отказался признавать недействующим письмо Минфина от 12.02.2018 № 03-15-07/8369.

Несмотря на то, что в действующем законодательстве не прописан механизм индексации взысканных по суду сумм, невыплаченный долг должен индексироваться с учетом инфляции.

Минтруд занялся разработкой мер, направленных на защиту трудовых прав сотрудников предпенсионного возраста.

С 01.10.2018 вступят в силу откорректированные правила безопасного исправления ошибок в представленных отчетах по форме СЗВ-М.

При определении размера стандартного вычета по НДФЛ учитывается общее количество детей, независимо от возраста старших.

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™ актуальна на 27 июля 2018 г.

Как оформлять первичные документы

Что такое первичный документ

Первичным называется документ, используемый в бухгалтерском и налоговом учете для оформления фактов хозяйственной жизни (сделок, событий или операций) п. 1 ст. 252 НК РФ, ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ .

Обязательны ли унифицированные формы

По общему правилу организация сама определяет формы применяемых ею первичных документов и приводит их в качестве приложения к своей учетной политике. Это могут быть как самостоятельно разработанные формы, так и формы из альбомов унифицированных форм первичной документации Информация Минфина N ПЗ-10/2012 . Соответственно, если вы не определите формы применяемой первички в договоре, то документы, которые вам выставляет контрагент, будут составлены по применяемым им формам.

Использовать унифицированные формы первичных документов обязательно при оформлении Письма Минфина от 13.04.2018 N 03-03-06/1/24600, от 25.01.2017 N 03-01-15/3482, от 06.11.2014 N 03-03-06/1/55918 :

  • кассовых документов (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежные и платежные ведомости и т.д.);
  • утвержденных госорганами бланков строгой отчетности (БСО) например, туристской путевки ;
  • транспортной накладной.
  • Обязательные реквизиты в первичном документе

    Любой первичный документ должен содержать семь обязательных реквизитов ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ :

  • 1) наименование документа (например, «Товарная накладная»);
  • 2) дату составления;
  • 3) наименование организации, составившей документ;
  • 4) содержание факта хозяйственной жизни (сделки, события или операции). Например, отгрузка товара, создание резерва по сомнительным долгам, списание испорченных товаров или материалов;
  • 5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • 6) должность лица (лиц), совершившего операцию (сделку) или ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события (например, при списании товара с истекшим сроком годности — заведующий складом);
  • 7) Ф.И.О. и подпись этого лица (лиц).
  • Для отдельных видов первичных документов могут быть установлены дополнительные требования или реквизиты. Например, в путевом листе должны быть еще указаны номер путевого листа и срок его действия, сведения о транспортном средстве, его собственнике и водителе ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 3 Порядка заполнения путевых листов .

    Печать организации не является обязательным реквизитом первичного документа. Ставить печать на первичном документе надо, только если это предусмотрено формой документа, определенной руководителем организации Письма ФНС от 13.01.2016 N СД-4-3/105@, Минфина от 12.12.2016 N 07-01-09/74291, от 06.08.2015 N 03-01-10/45390 . О том, когда и на каких документах надо ставить печать, можно узнать здесь.

    Кто подписывает первичные документы

    Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, определяет руководитель ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, п. 14 Положения по ведению бухучета, Информация Минфина N ПЗ-10/2012 . Обычно об этом издается приказ по организации.

    Для подписания первичного документа при получении МПЗ или основных средств у продавцов например, ТОРГ-12, ОС-1 работнику организации понадобится доверенность.

    glavkniga.ru

    Виды первичной документации

    Статьи по теме

    Разные виды первичной документации являются подтверждением операций, совершаемых в рамках бухгалтерского и кадрового учета. Поэтому важно своевременно осуществлять все виды проверки первичной документации во избежание ошибок в учете и организовать их хранение, чтобы предъявить их в случае проверок правильности этого учета контролирующими органами. В статье рассматриваются вопросы организации хранения первичной документации как на бумажных, так и на электронных носителях.

    Из этой статьи вы узнаете:

  • какие существуют виды первичной документации;
  • как хранить различные виды первичной документации;
  • как оформляется и хранится первичная документация в электронном виде.
  • Все виды первичной документации, в том числе, кадрового и бухгалтерского учета, являются подтверждением его организационной и хозяйственной деятельности. Важным вопросом является организация хранения первичных документов как на бумажных, так и на электронных носителях информации.

    Какие существуют виды первичной документации

    Весь документооборот организации можно условно подразделить на три вида: управленческий, кадровый и бухгалтерский (финансовый). Различные виды первичной документации в 2016 году используются в кадровом и бухгалтерском документообороте.

    Первичная учетная документация — это документы, фиксирующие и подтверждающие какие-либо исходные сведения или операции, относящиеся к организационной или хозяйственной деятельности предприятия.

    Так, если речь идет о первичной документации, относящейся к кадровому учету, сюда относятся приказы о приеме на работу, переводах и увольнении сотрудников, их личные карточки, штатное расписание, график и приказы о предоставлении отпусков; приказы о командировках и командировочные удостоверения. То есть, все документы, на основании которых осуществляется дальнейший кадровый учет, собирается и анализируется информация о кадрах, принимаются управленческие решения.

    К тем видам первичной документации, на основании которых осуществляется бухгалтерский учет, можно отнести, те на основании которых осуществляется, например:

    • учет рабочего времени;
    • учет расчетов по оплате труда сотрудников;
    • учет основных средств и нематериальных активов;
    • учет товарно-материальных ценностей и продукции на складе;
    • учет материалов;
    • учет расчетов наличными при использовании контрольно-кассовой техники при осуществлении торговых операций;
    • учет использования в работе строительных машин и механизмов;
    • учет торговых и кассовых операций;
    • учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
    • учет результатов инвентаризации;
    • платежные документы;
    • акты, счета-фактуры, накладные и пр.
    • На вопрос о том, какие существуют виды первичной документации, можно еще ответить: внешние и внутренние. К внешним относятся разного рода платежные требования и поручения, к внутренним — бухгалтерские, исполнительные, распорядительные, кадровые и комбинированные документы.

      Первичные документы подвергаются нескольким видам проверки, чтобы исключить ошибки в учете. Так основные виды проверки первичной документации бухгалтерского учета — это проверка правильности оформления, проверка законности совершения операции и арифметическая проверка. Кадровые первичные документы проверяются на правильность оформления и достоверность изложенных в них сведений.

      Как хранить различные виды первичной документации

      Организационная и хозяйственная деятельность предприятия любой формы собственности неизбежно сопровождается оформлением множества видов первичной документации. Она необходима для подтверждения учетных операций в случае проведения проверок этой деятельности контролирующими органами. Естественно, встает вопрос и о том, как хранить различные виды первичной документации. Требования к порядку, срокам хранения и утилизации всех видов первичной документации устанавливаются законами и иными нормативными актами.

      Если говорить о первичной документации бухгалтерского учета, в этом случае необходимо руководствоваться положениями ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ), в соответствии с котором первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность должны храниться на предприятии не менее пяти лет. Срок хранения «первички» организация может установить и больший, если сочтет это необходимым.

      Те виды первичной документации, которые относятся к кадровому учету и делопроизводству, хранятся в соответствии с требованиями, устанавливаемыми в:

    • Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень);
    • Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
    • Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР от 15.08.1988.
    • Новые статьи

      Первичная документация кадрового учета, в том числе личные дела и личные карточки работников, приказы по личному составу, различные справки информационного характера, в соответствии с требованиями Перечня, должны хранится не менее 75 лет.

      Все виды проверки первичной документации, осуществляемые контролирующими органами, в том числе Налоговой и Государственной трудовой инспекциями, проверяют и наличие,, и порядок хранения таких документов. К организации хранения первичной документации предъявляются общие требования — после обработки вручную она комплектуется по учетным регистрам в хронологическом порядке и сопровождается информационной справкой для архива. В зависимости от форматов первичной документации, ее переплетают или же хранят подшивками в отдельных папках, во избежание утери.

      Первичная документация кадрового учета должна храниться в соответствии с требованиями ст. 87 ТК РФ, согласно которой работодатель должен обеспечить сохранность персональных данных работников, защиту от утраты и несанкционированного доступа к ним.

      Бухгалтерские учетные первичные документы передаются в архив по окончании финансового года. На предприятии для архивного хранения документов, как правило, выделяется отдельное помещение или несгораемые закрывающиеся шкафы. Предприятия, источники формирования государственных и муниципальных архивов, передают документацию на хранение им. Те предприятия, которые не относятся к источникам формирования таких архивов, могут заключать договоры и передавать свои документы на хранение в коммерческие архивные компании.

      Первичная документация в электронном виде

      Закон №129-ФЗ допускает, что составление и хранение всех видов первичной документации может осуществляться в электронном виде. Такой формат документов позволяет существенно сократить объемы и скорость документооборота, облегчить поиск и хранение. Но тут встает вопрос о юридической значимости первичной документации в электронном виде.

      Юридическую силу любому документу придают соответствие его содержания установленной форме и оформлению. Поэтому для оформления первичной документации на бумажных носителях используются унифицированные формы, имеющие все необходимые поля для реквизитов. Основным реквизитом первичного документа в электронном формате является электронная цифровая подпись, равнозначная собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

      Вопрос о том, как хранить различные виды первичной документации в электронном виде решается в соответствии с нормативными документами, регламентирующими автоматизированный кадровый и бухгалтерский учет. Первичная документация в электронном виде должна храниться в соответствии с требованиями, устанавливаемыми Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

      www.sekretariat.ru

      Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

      Лигай О.А.
      Эксперт Отдела экономических проектов ИПС «Кодекс»

      Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

      Понятие первичных документов

      Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет.

      Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

      Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

      Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

      Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129-ФЗ. А также в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105, которое действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

      Формы первичных документов

      Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

      Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики.

      В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

      Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

      Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.

      Для придания таким документам юридической силы, формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

      а) наименование документа;

      б) дату составления документа;

      в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

      г) содержание хозяйственной операции;

      д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

      е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

      ж) личные подписи указанных лиц.

      В необходимых случаях в форме документа могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

      Требования по оформлению первичных документов

      Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

      Запрещается использовать для записи простой карандаш.

      Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

      В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

      В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

      Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.

      Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.

      Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

      Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

      Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

      Проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию

      Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:

    • по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
    • по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).
    • Типичные ошибки при работе с первичными документами:

    • использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
    • отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
    • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
    • не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
    • исправления в кассовых документах;
    • записи простым карандашом;
    • отсутствие прочерков в свободных строках;
    • арифметические ошибки при таксировке документов.
    • Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере какие-либо записи. Этого делать нельзя. После подобных изменений документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.

      Типичной ошибкой при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам является не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

      Еще одна типичная ошибка — подписание документа не уполномоченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т.п.) должен подписывать руководитель или должностные лица, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой.

      Исправление ошибок в первичных документах

      Банковские документы и кассовые документы, (приходные и расходные кассовые ордера).

      Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

      При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

      Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны

      Остальные первичные документы.

      В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

      Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):

    • зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
    • нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;
    • над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
    • на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
    • если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
    • Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.

      Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста.

      Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

      Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.

      Финансовые потери организации в результате нарушения правил оформления первичных документов

      При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.

      Все ошибки в первичных документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:

    • не оформлена документами вообще;
    • оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.).
    • Оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.

      Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

      В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:

    • если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.;
    • если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс.руб.;
    • если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.
    • Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

    • отсутствие первичных документов;
    • отсутствие счетов — фактур;
    • систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета , в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.

    Переплата или недоплата налогов.

    Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.

    Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли.

    Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.

    Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов.

    В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

    В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной.

    Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.

    Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.

    Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени.

    Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.

    Будет также взыскана и сама сумма недоимки.

    Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов.

    Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается:

  • искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.
  • www.kodeks.ru

    Оформление первичной документации

    Российское законодательство обязывает предпринимателей и организации отражать все свои операции в учете, оформляя их первичными документами. Задача документации – подтверждение свершившегося факта (приема товара, отгрузки со склада, продажи и других операций), закрепление юридической силы проведенной операции.

    Стоимость наших услуг по оформлению первичных документов указана в таблице. Мы всегда рады ответить на все интересующие Вас вопросы – звоните по телефонному номеру +7 (495) 640-95-90 и заказывайте услуги профессионалов.

    Мы возьмем на себя оформление первичной документации любого типа – бумаг от банков, учредителей, поставщиков, госорганов, клиентов. Наши сотрудники имеют опыт в составлении исполнительных, распорядительных, бухгалтерских документов, поэтому нам можно доверять.

    Факт осуществления деятельности и проведения предприятием хозяйственных операций, согласно, законодательству должен быть непременно подтвержден путем надлежащего оформления первичных документов. Опираясь на данные внесенные в соответствующую форму, компания ведет свой бухгалтерский учет. Основные требования к утвержденному оформлению первичной документации заключаются в том, что они должны содержать исключительно достоверные данные, их создание осуществляется непосредственно в момент совершения операции, если заполнение не представляется возможным, оно производится непосредственно по окончании той или иной операции.

    Что такое первичная документация и зачем она нужна

    Первичная документация – представляет собой оправдательную документацию, подтверждающую проведение субъектами предпринимательской деятельности каждой хозяйственной операции. Документы оформляются в последовательности совершения хозяйственных операций. В случае неверно оформленных документов, предприятие не может правильно рассчитать налогооблагаемую базу, что приводит к разногласиям с налоговой инспекцией, позволяя применять финансовые санкции по отношению к предприятию. Для оспаривания такой ситуаций, предприятие будет вынужденно обращаться в суд.

    Формы первичной документации

    Первичная документация принимается налоговой инспекцией к учету, если она составлена в соответствии с унифицированной формой, разработанной и вступившей в силу на основании постановлений Госкомстата РФ и обязательна к применению для предприятий всех, без исключения отраслей экономики.

    В утвержденные формы первичной документации, за исключением форм учета кассовых операций, предприятие при необходимости имеет право вносить дополнительные необходимые реквизиты. Все реквизиты, которые утверждены Госкомстатом России, остаются без изменений и включают в себя наименование заявленного документа, указание кода и номера формы. Какие либо изменения или удаления отдельных реквизитов из соответствующих форм не допускается. В случае внесения изменений в документацию, их необходимо оформлять в соответствии с организационно-распорядительными документами.

    В унифицированных первичных документах отражается информация об активах, обязательствах предприятия и проводимых с ними операций. К таким документам относятся:

  • акты списания материальных запасов предприятия;
  • товарные накладные;
  • акты сдачи-приема работ (услуг);
  • расчетно-платежные ведомости;
  • табели учета использования рабочего времени;
  • табели расчета заработной платы на предприятии.
  • Весь перечень унифицированных форм официальных первичных учетных документов утвержден постановлениями Госкомстата России.

    Обязательные реквизиты

    Форма унифицированного документа состоит из трех частей – заголовочной части, содержательной и оформляющей. Первичные документы имеют юридическую силу, если содержат все обязательные реквизиты. В заголовочной части документ должен содержать:

  • название формы соответствующего документа;
  • код его формы по классификатору ОКУД;
  • дату формирования указываемых сведений;
  • наименование субъекта оформляющего документ;
  • код субъекта по ОКПО;
  • наименование юридического учредителя предприятия;
  • наименование структурного подразделения, сформировавшего документ;
  • наименование единицы измерения в рублях и код ОКЕИ, в валюте ОКВ.
  • В содержательной части документ заполняют в виде табличной или текстовой формы, которая отображает:

  • содержание непосредственно самой хозяйственной операции;
  • показатели и коды указанных операций в натуральном и денежном выражении.
  • В оформляющей части документа, должны присутствовать следующие реквизиты:

  • указание должностей, ответственных лиц за содержащиеся в документе данные и правильность ее оформления;
  • оригиналы подписей указанных лиц;
  • дату оформления документа, должность исполнителя, подпись с фамилией и инициалами, контактный номер телефона.
  • Отчетная документация, форма которой не предусмотрена в альбомах, может быть разработана и оформлена самостоятельно, но должна соответствовать организационно-распорядительными документами. Если вид деятельности предусматривает использование документа в свободной форме, стороны договариваются между собой об оформлении приемки работ и прописывают этот момент в договоре. Для того чтобы выбранная сторонами форма не противоречила учетной политике, необходимо внести соответствующие изменения, где прописать возможность использования бланков согласованных с контрагентами, либо предусмотреть определенные формы для отдельных партнеров. Приведение бланков непосредственно к учетной политике совершенно необязательно, можно утвердить их отдельным приказом, а в учете указать ссылку на данный приказ.

    Для документов не унифицированной формы, предусмотрены такие обязательные реквизиты:

  • наименование оформляемого документа;
  • дату его оформления;
  • наименование составителя документа;
  • его идентификационный код;
  • содержание указываемой хозяйственной операции;
  • показатели операции в натуральном и денежном выражении;
  • указание должностей, ответственных за содержащуюся в документе информацию и правильность ее оформления лиц;
  • оригиналы подписей указанных лиц, фамилии и инициалы.
  • Порядок оформления и требования к первичной документации

    Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение — первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие — альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.

    Допускается использование уже привычных типовых бланков, имеющихся в бухгалтерских программах. В данном случае нужно установить в учетной политике применение унифицированных форм первичных документов и их перечислить.

    В случае отсутствия надлежащим образом оформленной документации, которая подтверждает расходы организации, такие расходы не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли. Для того, чтобы документы считались ликвидными, они должны отвечать требованиям первичных документов для подтверждения фактически осуществленных затрат.

    П. 1 ст. 252 Налогового кодекса предусматривает предоставление налогоплательщику права на уменьшение налога на прибыль на сумму, которую было произведено расходов предприятия (исключение ст. 270 НК). В кодексе понятие «расходы» звучит следующим образом: расходами можно признать обоснованные и подтвержденные документально затраты предприятия (в случаях убытков ст. 265 НК), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК).

    Подтверждающими документами, также считаются документы, которые косвенно могут свидетельствовать о произведении определенных расходов, например: таможенная декларация, в случае командировок — приказ, проездные документы, отчет о выполненных работах, которые соответствуют условиям договора. Отнесение подобных затрат на расходы следует проводить, в случае если осуществляемая деятельность направлена на получение дохода.

    Требования, установленные Госкомстатом по оформлению бухгалтерских первичных документов:

  • Все записи при заполнении первичных документов осуществляются чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, возможно использование пишущих машин или средствами механизации, для обеспечения сохранности записей в течение длительного хранения в архиве.
  • Простой графитовый карандаш использовать запрещается.
  • Оформление документации производится аккуратно, текст и цифры вписываются четко и разборчиво.
  • Заполняются все реквизиты, в случае их отсутствия, ставится в специально отведенной графе прочерк. Обязательные для заполнения реквизиты подлежат заполнению в любом случае.
  • В денежной документации суммы необходимо указывать цифрами и дублировать прописью.
  • Первичные документы заверяются личными подписями собственноручно руководителем организации, тоже относится к главному бухгалтеру или его уполномоченным лицам.
  • В документах должны содержаться расшифровки всех указанных подписей уполномоченных лиц.
  • Документы скрепляются печатью организации, в случае если это предусмотрено используемым бланком, в соответствии с действующим законодательством или предполагается организационно-распорядительными документами предприятия.
  • Руководитель, должен согласовать с главным бухгалтером организации перечень лиц, которые будут иметь право подписи на официальных документах, и закрепить данное решение в форме приказа.

    На лиц, которые составляют и подписывают такие документы, ложится обязанность своевременного и достоверного оформления всех первичных учетных документов. Оригинал подписи гарантирует подтверждение достоверности содержащихся в документе данных. Уполномоченные лица несут ответственность за своевременную, в установленные законом сроки, передачу документов для возможности отражения находящейся там информации в бухгалтерском учете.

    Проверка документации поступающей в бухгалтерию на корректность оформления

    Поступающие в бухгалтерию первичные документы, подлежат тщательной обязательной проверке. С этой целью осуществляется проверка:

  • по форме (правильность и полнота оформления, заполнение обязательных реквизитов, наличие и соответствие подписей, разборчивость и четкость);
  • по содержанию (проводится арифметическая проверка, определяется правильность расчетов, устанавливают целесообразность и законность заявленных хозяйственных операций, логическая соответствие отдельных показателей).
  • Часто допускаемые ошибки при оформлении обязательных первичных документов:

    • использование форм, созданных самостоятельно на предприятии, без соответствующего утверждения приказом руководителя и надлежащего оформления в учетной политике;
    • отсутствие обязательных реквизитов, в не унифицированной или специализированной документации;
    • отсутствие надлежащего оформления руководителем организации утвержденного перечня лиц, которые имеют право на подписание первичных документов;
    • пропуски в заполнении обязательных реквизитов предусмотренных первичными документами; наличие исправлений или помарок в предоставляемых документах; грубые нарушения правил предусмотренных для исправления и корректировке ошибок в документах;
    • исправления в учетных кассовых документах;
    • наличие записей простым графитовым карандашом;
    • отсутствие прочерков в не заполненных строках;
    • арифметические ошибки при проведении таксировки документов.
    • Стоит обращать внимание на типичные ошибки бухгалтера при оформлении первичных кассовых документов. Бухгалтер, внося изменения, пытается исправить, подтереть неточности или описки в расходном или приходном кассовых ордерах. Такие действия производить нельзя. После внесения подобных исправлений, документ может не признаваться проверяющими органами, либо быть признан фальсифицированным.

      Также, ошибкой при заполнении бухгалтерией расходных кассовых ордеров на выдачу из кассы предприятия денежных средств, своим сотрудникам, является отсутствие подписи получателя в соответствующей графе расходного кассового ордера или расписки о получении денежных средств. В подобных случаях, выданная, но не оформленная надлежащим образом в установленном порядке сумма, считается недостачей и в обязательном порядке взыскивается с кассира.

      Типичная ошибка состоит в том, что документы подписываются не уполномоченным на то лицом. Вся документация: акты сдачи-приема работ (услуг), накладные, счета-фактуры и т.п., должны быть подписаны руководителем предприятия или официальным должностным лицом, который уполномочен руководителем. Документ, который был подписан другим человеком, не имеет юридической силы.

      Как исправляются ошибки, допущенные при оформлении документации

      Правила исправления ошибок в первичных документах согласно, Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Указанием Центрального Банка России от 11.04.2014 N 3210-У:

      1. Банковские и кассовые документы:
        • в документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления (п. 4. 7);
        • в документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается (п. 4. 7).
        • Другие первичные документы:
          • в другие первичные документы исправления вносятся, только при согласовании таких исправлений с контрагентами, что должно подтверждаться подписями тех же официальных лиц, которыми были подписаны документы, с обязательным указанием даты внесения таких исправлений.
          • Основные правила внесения исправлений в первичные документы:
            • в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п.7 ст.9);
            • в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета. (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п.8 ст.9).

      Бухгалтеру не дается возможность заверять своей собственной подписью, сделанные им исправления в документе, только в случае если такие изменения были надлежащим образом заверены официальными должностными лицами, которые ответственны за совершение данной операции.

      Использование корректора, вытирания, помарки подчистки не допускаются.

      Какие либо предельные сроки для внесения исправлений в документацию законодательством не установлены, в связи с этим исправления вносятся по мере выявления допущенных ошибок. После внесения таких исправлений, вносятся соответствующие изменения в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

      Если исправления в документе не было оформлено и заверено надлежащим образом, такое исправление не принимается во внимание и является недействительным.

      Все ошибки в первичной бухгалтерской документации, условно делится на две условные группы. Если хозяйственная операция:

    • вообще не оформлялась документами;
    • была оформлена с нарушением утвержденного порядка заполнения — заполнены не все поля, реквизиты и пр.
    • Ненадлежащим образом оформленный документ, может быть признан недействительным налоговой инспекцией.

      Порядок хранения первичной документации

      Каждое предприятие обязано обеспечить надлежащее хранение первичных (сводных) учетных документов, всех регистров учета и бухгалтерскую отчетность в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Хранение первичных электронных документов, осуществляется при наличии, у учреждения машинных носителей с учетом законодательных требований. При хранении организация обязана обеспечить защиту от несанкционированных исправлений в документации. Такая ответственность возлагается на руководителя предприятия.

      Восстановление первичной документации

      В случае пропажи, уничтожении или порчи первичной документации, в соответствии с Инструкцией № 157Н п. 16, руководитель (уполномоченный орган), назначает комиссию по расследованию причин пропажи, уничтожении или порчи, для выявления виновных лиц и принимает меры по восстановлению такой документации. При необходимости руководитель может обратиться за помощью к следственным органам, органам охраны или пожарного надзора. Результаты работы должны быть оформлены соответствующим актом, который должен быть утвержден руководителем предприятия. Акт должен быть подшит в папку Журнала по прочим операциям и хранится в соответствии с порядком, предусмотренным в п. 14 и 15 выше указанной инструкции.

      В соответствии с Инструкцией № 157н законом предусматривается возможность хранения первичной документации, помимо бумажных хранителей на машинных носителях, то есть в виде соответствующего электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи.

      Ответственность за нарушение правил учета и оформления первичной документации

      Допущенные ошибки, равно как и полное отсутствие необходимых документов, могут привести предприятие к финансовыми потерями.

      В соответствии с Налоговым кодексом, грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, может повлечь за собой такие финансовые санкции:

    • при нарушении совершенном в течение одного налогового периода — взыскивается штраф в размере 10 000 рублей;
    • при нарушении совершенном в течение более одного налогового периода — взыскивается штраф в размере 30 000 рублей;
    • при нарушениях, что повлекли занижение налоговой базы – взыскивается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога того периода, но не менее 40 000 рублей.
    • Налоговая инспекция под грубыми нарушениями правил понимает:

    • отсутствие необходимой первичной документации;
    • отсутствие необходимых счетов-фактур;
    • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
    • Выше описанная информация и разъяснения, помогут Вам соблюдать правила, и позволит избежать или, по крайней мере, снизить риск претензий, которые может предъявлять налоговый орган, а в случае предъявления такой претензии, позволит использовать такие документы при судебном разбирательстве. Налогоплательщик должен помнить, что наличие грамотно оформленных первичных учетных документов, которые в полной мере соответствуют законодательству, является лишь одним из установленных условий принятия расходов. Затраты Вашего предприятия должны быть экономически обоснованными и производится руководством исключительно для осуществления деятельности, которая будет направлена на получение дохода.

      Хотелось бы отметить, что налоговые органы очень часто и совершенно неправомерно требуют от предприятий первичные документы, которые на самом деле согласно, законодательной базы иметь организация не обязана по роду своей деятельности. Одним из действенных способов для малого и среднего бизнеса избежать ошибок, снять с себя часть ответственности и ограничить общение с налоговыми органами – это возможность заключения договора и передача оформления первичной документации стабильной и надежной юридической компании. Таким образом, Вы сможете защитить себя от проблем, лишних расходов и неприятностей.

      Со стоимостью бухгалтерских услуг Вы можете ознакомиться, скачав наш прайс-лист

    • Услуги «под ключ» Покрываем все потребности вашей компании в качественном бухгалтерском, юридическом и аудиторском обслуживании
    • Всегда на связи Обеспечиваем сервис «персональный бухгалтер» для предоставления оперативных комментариев и помощи
    • Контролируем ситуацию Курируем взаимодействие с ФНС, Пенсионным фондом, ФСС и прочими государственными ведомствами
    • Действуем точно Оптимизируем налоговые схемы и выявляем «слабые» стороны бизнеса, помогаем вам экономить за счёт снижения рисков
    • Работаем надежно Соблюдаем клиентскую тайну с полным сохранением конфиденциальности получаемой информации
    • Отвечаем за результат Гарантируем индивидуальное рассмотрение вашей ситуации и не боимся брать ответственность за предлагаемые решения
    • Новые горизонты — Смотрим вперед вместе!

      г. Москва, ул. Нижняя Сыромятническая, д. 11, стр. 52, этаж 6, офис 10

      www.buhgalter-s.ru

    admin

    Обсуждение закрыто.