Архивные справки для пенсии

Архивные справки для пенсии

Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы

Законодательством установлены различные сроки хранения документов в организациях. Так, работодатели обязаны хранить трудовые договоры с сотрудниками на протяжении 75 лет, а документы по личному составу — 50 лет. За это время работники могут обращаться за подтверждением трудового стажа, выполнения определенных функций, направления в командировки. В статье разберем образец архивной справки, который кадровики могут взять за основу при предоставлении сведений по запросам сотрудников.

Где получить архивную справку

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане могут обращаться:

  • непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
  • в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
  • в уполномоченных на оказание таких услуг МФЦ.
  • Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти. А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.

    Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений. Придется уточнить:

  • наименование организации, в которую направляется запрос;
  • Ф.И.О. заявителя;
  • причины обращения и суть запроса;
  • контактные данные.
  • Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой.

    Какие данные считаются обязательными

    Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки о стаже работы и на его примере рассмотрим структуру подобных документов и обязательные сведения в них.

    Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа (один из вариантов) выглядит так:

    Сразу обращаем ваше внимание, что обязательной формы в таком случае не существует. Специалист по кадрам может воспользоваться любым удобным шаблоном. Вместе с тем в «Основных Правилах работы архивов организаций» от 06.02.2002 есть приложение 42 с примером справки. Но поскольку Правила носят методический и информативный характер, этим примером можно не пользоваться. Главное, что требуется от кадровика, — соблюсти основные требования к выдаваемому документу:

  • его составляют на бланке организации;
  • указывают дату составления и номер;
  • уточняют, на чье имя выданы сведения;
  • в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
  • указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
  • обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать при ее наличии для дополнительного подтверждения достоверности.
  • Важно понимать, что оформление справок в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.

    m.ppt.ru

    Архивная справка – образец составления

    Необходимая информация об исполнении запросов в архиве организации вынесена в отдельную статью (по ссылке можно перейти к ее прочтению). В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки.

    Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение. Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они могут быть документально подтверждены архивными подлинниками. Надо обойтись без домысливания и каких-либо предположений, даже если они логически вытекают из содержания имеющихся в организации архивных документов. Ну, нельзя приводить собственные выводы и комментарии.

    Архивная справка составляется на бланке организации и имеет установленную форму. В нее всегда включаются сведения о предмете запроса, при этом в архивной справке указывают архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов документов дела, послуживших основанием для ее составления (обычно это выносят в конец текста). Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы.

    Основные правила составления

    В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу. Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них.

    Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах. При этом не допускаются исправления в тексте.

    В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е. при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом). Если в запрашиваемый период были переименования, то каждое из них находит отражение в справке (в произвольном виде, см. первый образец архивной справки).

    В процессе подготовки справки могут выявиться некоторые расхождения с указанными сведениями в запросе (например, различные варианты написания имени при совпадении фамилии и остальных данных), встретиться исправления, сокращения или неразборчивый текст в оригинале. В этом случае в справке делают примечание. Например, в нужном месте текста в скобках делают отметку вида: «Так в подлиннике документа» или любую аналогичную (см. второй образец архивной справки).

    Если запрос касается заработной платы, то необходимо отдельно указывать суммы ее начисления за каждый месяц. Данные переносят из архивных документов так, как они были отражены в подлинниках и в масштабе цен запрашиваемого периода. Если за какие-либо месяцы отсутствуют начисления (в т.ч. нет лицевых счетов), то это необходимо отметить.

    В архиве в процессе составления справки не нужно производить расчет общей суммы за год, среднемесячного или среднегодового дохода, делать поправку на инфляцию и т.п. Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ.

    Если документы о зарплате отсутствуют, то для составления справки можно использовать штатное расписание. Действуя таким образом, можно установить должностной оклад за определенный период. Изучением приказов по основной деятельности и приказов по личному составу можно установить наличие иных выплат за интересующий заявителя период.

    Если требуется подготовить справку о награждении человека, то необходимо убедиться о включении в нее следующих данных: наименование документа-основания (приказ, решение, постановление и т.п.) для награждения, наименования награды и, конечно, ФИО награжденного.

    Справку подписывает руководитель или допускается подписать уполномоченному в установленном порядке на основании приказа, должностной инструкции и т.п. должностному лицу. Документ требуется заверить печатью организации.

    Архивная справка о трудовом стаже – образец первый

    04.04.2014 № 01-25/001279
    На № б/н от 01.04.2014

    Волчков Михаил Артурович 18.12.1996 принят на работу в Управление технологии и ремонта уборочной техники (с 01.11.1997 – название Управление технологии производства метелок) на должность оператора теплогенерирующих установок (приказ директора от 17.12.1996 № 544-к), 02.09.1998 переведен на должность мастера 2 разряда контрольного отдела (приказ директора от 31.09.1998 № 229-к), 13.11.1999 уволен по собственному желанию (приказ директора от 10.11.1999 № 333-к).

    Основание:
    Ф. 45, оп. 6, д. 125, л. 96.
    Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.
    Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202.

    delo-ved.ru

    Зачем требуется архивная справка о подтверждении трудового стажа, образец документа

    Для подтверждения стажа зачастую требуется предоставление архивной справки. Что представляет собой документ, как он оформляется и какой имеет срок действия? О том, как подтвердить трудовую занятость за определенный период по справке, вы узнаете из этой статьи.

    Что это за документ и зачем он нужен?

    Архивная справка о подтверждении стажа — официальный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности работника.

    Чаще всего данная справка нужна для предоставления в Пенсионный фонд для начисления пенсий, по возрасту или при наличии льготного стажа.

    Подтверждение стажа может потребоваться в следующих случаях:

    • записи в трудовой книжке содержат помарки и исправления;
    • записи не заверены печатью;
    • записи или оттиски печати написаны неразборчиво или нечитаемые;
    • записи о работе отсутствуют в трудовой книжке;
    • другие вопросы, которые возникают у работников ПФР при оформлении пенсии. Например, при оформлении льготных пенсий из стажа, дающего на это право, могут исключаться отдельные периоды, которые не отражаются в трудовой книжке (отпуска без сохранения оплаты и декретные отпуска).
    • На фото представлена архивная справка о подтверждении трудового стажа (образец)

      В случае возникновения спора она нужна для установления возможности получать государственное обеспечение в судебном порядке.

      Как оформляется заявление?

      Заявление пишут на имя руководителя предприятия или начальника, архива города или другого муниципального образования. Указываются следующие сведения:

    • наименование организации, ИП или архива;
    • ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации, телефон для связи;
    • дата начала и окончания его трудовой занятости;
    • название документа – заявление;
    • прошение о выдаче архивной справки на имя сотрудника, работающего в определенный период в должности;
    • назначение документа – для предоставления в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа и размера отчислений;
    • дата составления заявления и подпись лично гражданина.
    • Образец документа должен содержать всю указанную информацию.

      Справка выдается по заявлению работника. При обращении к работодателю заявление пишется в свободной форме.

      Образец заявления работодателю для получения архивной справки о трудовом стаже

      Бланк, используемый в государственных архивах можно увидеть в Методических рекомендациях по исполнению запросов социально — правового характера, приложение 3 .

      Подать заявление в Госархив можно не только лично, но через единый портал государственных услуг.

      Где и как получить?

      Справка выдается действующим предприятием или запрашивается в архивах личных дел, которые организуются после ликвидации предприятия.

      Запрос может отправляться:

      1. Гражданином, занятым ранее по трудовому договору, лично.
      2. На основании определения суда, выданному по ходатайству участника судебного процесса по восстановлению трудового стажа или назначения пенсии.
      3. Юридическим лицом касаемо сотрудника.

      Запрос о трудовом стаже от юридического лица (образец)

      Документ может запрашиваться на основании решения суда. В этом случае акт передается в уполномоченные учреждения — предприятию-работодателю или архив — участником судебного процесса либо отправляется по почте.

      Когда должны сделать справку, законом четко не установлено, однако следует принимать во внимание разумный срок.

      Срок выдачи справки также зависит от места обращения за ней:

    • Работодатель должен выдать необходимый документ в течение трех дней после регистрации заявления гражданина;
    • У государственного архива на эту работу есть 30 дней.
    • Общая схема обработки запроса архивами РФ

      Структура документа

      Законодательством утверждена архивная справка о подтверждении трудового стажа. Образец можно найти в Основных Правилах работы архивов организаций, приложение № 42. Но работодатели могут разработать и свою форму.

      В акте отражаются сведения:

      • полное и сокращенное наименование-организации или индивидуального предпринимателя, адрес нахождения (можно использовать официальный бланк компании, где есть все реквизиты);
      • ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации;
      • занимаемая должность;
      • период трудовой занятости;
      • размер заработной платы с разбивкой по месяцам и годам;
      • объем отчислений в пенсионный фонд.
      • Бывшему работнику по его желанию может быть выдано несколько экземпляров справки. Количество обращений также не регламентировано.

        Образец архивной справки о трудовом стаже от работодателя

        Этих сведений достаточно для установления права гражданина на получение пенсии по старости.

        Срок действия архивной справки

        Период действия документа в законодательстве не установлен. Для подтверждения трудового стажа справка может использоваться до момента смерти гражданина, в отношении которого были проведены отчисления в ПФ РФ.

        Законодательная база

        При выдаче сведении о стаже работника необходимо руководствоваться следующими законодательными актами:

      • Приказ Минтруда и соцзащиты за № 958н от 28.11.2014 – устанавливает, что справка о подтверждении периодов работы относится к документам, которые используют для исчисления пенсионного стажа.
      • Статья 62 ТК РФ – обязывает работодателя выдавать работнику сведения, связанные с его трудовой деятельностью;
      • Основные Правила работы архивов организаций — регламентируют порядок выдачи, содержание и оформление архивных справок о стаже.
      • truddogovor.ru

        Образец архивной справки

        Наиболее распространенные запросы

        Чаще всего граждане ищут следующие информационно-справочные документы:

      • о так называемом гражданском состоянии (сейчас бы мы сказали — о персональных данных: месте и дате рождения или смерти, вступлении в брак или расторжении его, усыновлении и тому подобном);
      • об образовании;
      • о трудовой деятельности;
      • о правах на имущество (в основном это право на землю и жилье).
      • Этот список не является исчерпывающим. Подробно о том, как архивам работать с запросами о выдаче различных справок, какова ответственность сторон, разъяснено в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера» (утвержденных Росархивом 02.07.2012). В этом же документе содержится коллекция образцов архивной справки (75 примеров по наиболее часто встречающимся запросам).

        О стаже работы

        По статистике Росархива, запросы на подтверждение фактов, касающихся трудовой деятельности, являются наиболее распространенными, поэтому рассмотрим их в первую очередь.

        Чаще всего работники начинают беспокоиться о подтверждении трудового стажа перед выходом на пенсию или для получения звания «Ветеран труда» — в этих случаях они должны найти своих прежних работодателей и получить документальное подтверждение у них. Нередко такой поиск превращается в детектив: ведь многие организации, существовавшие в 1990-2000-е годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных рецептов нет, а подсказки могут быть такие.

        1. В поисковой системе в Интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась — обращаться в отдел кадров.
        2. Если таким образом организацию найти не удалось — поискать в ведомственных архивах (чаще всего они есть в таких отраслях, как строительство, энергетика, транспорт, сфера культуры).
        3. Также можно обратиться в городской архив, причем как напрямую, так и через Центры госуслуг (МФЦ).
        4. Образец архивной справки о стаже работы

          Форма такого документа законодательно не установлена — то есть он составляется произвольно. Однако в нем должны присутствовать необходимые реквизиты:

        5. полное название организации (с указанием адреса, номера расчетного счета, БИК, ИНН и т.п.);
        6. продолжительность работы сотрудника («с… по…»);
        7. должность, которую занимал сотрудник;
        8. указание на документы, на основании которых были осуществлены прием и увольнение (Приказ о приеме №__ от___, Приказ об увольнении №__ от___);
        9. расчет заработной платы за период работы по месяцам (не является обязательным);
        10. информация о причине выдачи документа;
        11. подписи директора и главного бухгалтера, печать, дата выдачи.
        12. Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа

          Архивная справка формы 9 «О регистрации»

          На втором месте по частоте запросов после документов, подтверждающих трудовой стаж, стоят справки о регистрации по форме 9 (смотрите образец). Их требуют, например:

        13. при поступлении ребенка в детский сад или школу;
        14. при подаче документов на приватизацию;
        15. для совершения операций с недвижимостью.
        16. В этом документе перечисляются все граждане, зарегистрированные по определенному адресу, с указанием степени родства, а также дается характеристика жилой площади.

          В некоторых случаях может потребоваться документ о регистрации по адресу, по которому гражданин был зарегистрирован ранее, но снят с регистрационного учета, — в этом случае потребуется архивная справка формы 9».

          Где получить архивную справку формы 9

          И простые, и архивные документы выдаются районными или городскими жилищными агентствами. Однако проще всего получить их в Центрах госуслуг (МФЦ).

          В соответствии с регламентом этой услуги, при личном запросе архивной справки она должна быть предоставлена не позднее чем через 2 рабочих дня после предоставления документов (паспорта, военного билета, свидетельства о регистрации несовершеннолетнего).

          clubtk.ru

          Эксперт объяснил, что делать, если Пенсионный фонд требует справки с мест работы

          Казалось бы, все просто – пришло время выходить на пенсию, человек относит в Пенсионный фонд необходимые документы и ждет, когда ему начислят пенсию. На практике же часто оказывается, что стаж, зафиксированный в трудовой книжке, просят подтвердить еще и справками с мест работы.

          Следите за документами

          В редакцию обратились сразу несколько читателей со схожими вопросами: всех их представители Пенсионного фонда отправили собирать справки с прежних мест работы. Несмотря на то, что у всех эти данные были занесены в трудовые книжки. Правда, у одного читателя вместо оригинала трудовой книжки была копия, но нотариально заверенная. Так зачем нужно дублировать записи кадровиков в трудовых книжках и почему в Пенсионном фонде им не верят?

          – На самом деле за такими справками отправляют далеко не всех, – уверяет официальный представитель ПФР Станислав Дегтярев, – а лишь тех, у кого замечают какие-то неточности. Так, за подтверждением наверняка отправят, если в трудовой плохо читаются оттиски печатей или записи оформлены не в соответствии с действовавшим на тот момент законодательством. При этом обращаю внимание на то, что все это касается периода до 2002 года, когда была введена система обязательного пенсионного страхования и на каждого работающего в ПФР был заведен персональный счет.

          Если же по какой-то причине трудовой книжки у человека нет, – продолжает Дегтярев, – он может представить в Пенсионный фонд трудовой договор того времени. А вот если на пенсию выходит человек, у которого нет надлежащего подтверждения стажа только на период после 2002 года, тут ему проще – сведения об уплате обязательных платежей его работодателем ему легко выдадут в территориальном отделении ПФР.

          Если предприятия уже нет

          Больше всего проблем у тех, кто начинал трудиться в советское время. Часто именно эти будущие пенсионеры сталкиваются с неразрешимой проблемой – им надо подтвердить стаж на предприятии, которого уже нет.

          – Если работодатель или государственный (муниципальный) орган ликвидирован или прекратил существование по каким-либо иным причинам, – объясняет Дегтярев, – справки выдают его правопреемник, вышестоящий орган или архивная организация, которая располагает необходимыми сведениями. Но если документы утрачены во время стихийного бедствия (наводнение, ураган, пожар и т.п.), или в результате небрежного хранения, или даже умышленного уничтожения, но не по вине работника – тогда будущему пенсионеру надо искать свидетелей: периоды его работы можно будет установить по показаниям двух и более лиц, у которых трудовые книжки в порядке и которые знали его по совместной работе.

          Максимально заработать

          Многие, выходя на пенсию, машут рукой на прежние зарплаты, которые они получали в советское время, и не заморачиваются с получением справок о заработках того времени. Между тем далеко не каждой зарплатой из прошлого стоит «кидаться». Так стоит ли поискать документы организации, где в советское время человек получал, скажем, порядка 300–350 руб. (по тем временам роскошная зарплата)?

          – Надо, – уверен Дегтярев. – При определении расчетного размера трудовой пенсии одной из составляющих является отношение среднемесячного заработка человека к среднемесячной зарплате в России, которое учитывается в размере не свыше 1,2. Так вот, заработок в советское время (до 1.01.1992 г.) в 300–350 рублей позволяет исчислить это соотношение в максимальном значении.

          sobesednik.ru

    admin

    Обсуждение закрыто.