Присвоение номера приказу

Присвоение номера приказу

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Отправить на почту

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.
  • Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

    При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

    Что значит присвоить номер приказу

    Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
  • Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
  • ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.
  • Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

    Как присвоить номер приказу

    Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

    Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.
  • В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

    Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

    Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

    ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

    К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

    Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

    Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

    Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

    Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

    nalog-nalog.ru

    Нумерация приказов для маленькой организации

    Посмотрите выдержки из статьи И.Гущиной «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 3

    Цитата: Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

    Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

    Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
    — о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
    — о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
    — о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
    — о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
    — о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
    — о поощрении (Т-11, Т-11а).

    Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

    www.buhonline.ru

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Обновление: 19 октября 2017 г.

    Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

    Для чего нужна нумерация

    Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

  • поиска необходимого приказа;
  • установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
  • организации хранения документации;
  • систематизации приказов по содержанию.
  • Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

    • 75 лет – вынесенные до 2003 года;
    • 50 лет – с начала 2003 года.
    • Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

      Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

      Основные принципы нумерации

      Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

      Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

      Примерами индексов могут служить:

    • «лс» — приказы по личному составу;
    • «п» — о приеме на работу;
    • «у» — о расторжении трудового договора;
    • «к» — о назначении командировки и т.д.
    • Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

      Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

      Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

      Регистрация приказов

      Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

      Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

      Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

    • номер приказа (с индексом);
    • дата его издания;
    • Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
    • структурное подразделение, в котором он числится;
    • должность;
    • табельный номер;
    • реквизиты трудового договора;
    • суть приказа – кратко;
    • расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.
    • В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

    • дату исполнения приказа;
    • ответственных лиц и их подписи.
    • Внесение изменений в приказ

      Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

      Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

    • реквизиты изменяемого приказа;
    • суть и основания изменений;
    • действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
    • лица, ответственные за исполнение нового приказа.
    • Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

      glavkniga.ru

      Приказ Федеральной налоговой службы (ФНС России) от 29 июня 2012 г. N ММВ-7-6/435@ г. Москва «Об утверждении Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика «

      Комментарии Российской Газеты

      Зарегистрирован в Минюсте РФ 14 августа 2012 г.

      Регистрационный N 25183

      В соответствии с пунктом 7 статьи 84 части первой Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3824; 1999, N 28, ст. 3487; 2003, N 52, ст. 5037; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3231; 2006, N 31, ст. 3436; 2010, N 31, ст. 4198; N 48, ст. 6247; 2011, N 30, ст. 4593) приказываю:

      1. Утвердить Порядок и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика согласно приложению к настоящему приказу.

      2. Признать утратившими силу:

      главу I, пункты 2.1.1, 2.1.4, 2.2.1 главы II, пункты 3.1 — 3.3, 3.8 — 3.10 главы III и главу IV Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, используемых при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц, утвержденных приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 03.03.2004 N БГ-3-09/178 «Об утверждении порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика и форм документов, используемых при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 24.03.2004, регистрационный номер 5685) 1 ;

      главу 4 приложения N 1 «Порядок формирования и применения в налоговых органах справочника «Коды иностранных организаций» к приказу Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 28.07.2003 N БГ-3-09/426 «Об учете иностранных организаций в налоговых органах» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14.08.2003, регистрационный номер 4975) 2 .

      3. Руководителям управлений Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов.

      4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, курирующего вопросы учета юридических и физических лиц, а также иностранных организаций и граждан.

      Федеральной налоговой службы

      1 С изменениями, внесенными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 05.11.2009 N 114н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28.01.2010, регистрационный номер 16121).

      2 С изменениями, внесенными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.09.2010 N 117н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11.11.2010, регистрационный номер 18935).

      Порядок и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика

      I. Общие положения

      Настоящий Порядок разработан в соответствии с пунктом 7 статьи 84 Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3824; 1999, N 28, ст. 3487; 2003, N 52, ст. 5037; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3231; 2006, N 31, ст. 3436; 2010, N 31, ст. 4198; N 48, ст. 6247; 2011, N 30, ст. 4593) и определяет общие правила присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика (далее — Порядок).

      II. Структура идентификационного номера налогоплательщика

      1. Структура идентификационного номера налогоплательщика (далее — ИНН) представляет собой:

      1) для организации — десятизначный цифровой код:

      2) для физического лица — двенадцатизначный цифровой код:

      2. ИНН формируется как цифровой код, состоящий из последовательности цифр, характеризующих слева направо следующее:

      для российских организаций и физических лиц — код налогового органа, который присвоил ИНН;

      для иностранных организаций — индекс, определяемый Федеральной налоговой службой;

      для российской организации (физического лица) — порядковый номер записи о лице в территориальном разделе Единого государственного реестра налогоплательщиков (далее — ЕГРН) налогового органа, который присвоил ИНН, — 5 знаков — для организации (6 знаков — для физического лица);

      для иностранной организации — код иностранной организации (КИО) согласно Справочнику «Коды иностранных организаций», формируемому в соответствии с порядком, установленным Порядком формирования и применения в налоговых органах справочника «Коды иностранных организаций», утвержденным приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 28.07.2003 N БГ-3-09/426 «Об учете иностранных организаций в налоговых органах» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14.08.2003, регистрационный номер 4975; «Российская газета», 2003, N 163);

      3) С (СС) — контрольное число (1 знак — для организации, 2 знака — для физического лица), рассчитанное по специальному алгоритму, установленному Федеральной налоговой службой.

      3. Для организаций в дополнение к ИНН в связи с постановкой на учет в налоговых органах по основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации, присваивается код причины постановки на учет (далее — КПП).

      4. Структура КПП представляет собой девятизначный код:

      5. КПП состоит из следующей последовательности символов слева направо: 1) NNNN (4 знака) — код налогового органа, который осуществил постановку на учет организации по месту ее нахождения, месту нахождения обособленного подразделения организации, расположенного на территории Российской Федерации, месту нахождения принадлежащих ей недвижимого имущества и транспортных средств, а также по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации, или осуществил учет сведений в отношении организации в случаях, предусмотренных Порядком постановки на учет, снятия с учета в налоговых органах российских организаций по месту нахождения их обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств, физических лиц — граждан Российской Федерации, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 05.11.2009 N 114н «Об утверждении Порядка постановки на учет, снятия с учета в налоговых органах российских организаций по месту нахождения их обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств, физических лиц — граждан Российской Федерации, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28.01.2010, регистрационный номер 16121; «Российская газета», 2010, N 27);

      2) РР (2 знака) — причина постановки на учет (учета сведений). Символ Р представляет собой цифру или заглавную букву латинского алфавита от А до Z.

      Числовое значение символов РР может принимать значение:

      для российской организации от 01 до 50 (01 — по месту ее нахождения);

      для иностранной организации от 51 до 99;

      3) XXX (3 знака) — порядковый номер постановки на учет (учета сведений) в налоговом органе по соответствующему основанию.

      III. Порядок и условия присвоения организациям ИНН и КПП в налоговом органе

      6. ИНН присваивается:

      1) российской организации — при постановке ее на учет в налоговом органе по месту нахождения российской организации при создании, в том числе путем реорганизации;

      2) иностранной организации — при впервые осуществляемых действиях по постановке на учет в налоговом органе по основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации и Особенностями учета в налоговых органах иностранных организаций, не являющихся инвесторами по соглашению о разделе продукции или операторами соглашения, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.09.2010 N 117н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11.11.2010, регистрационный номер 18935; «Российская газета», 2010, N 265).

      ИНН, присвоенный организации, не может быть повторно присвоен другой организации.

      7. КПП присваивается российской организации при постановке на учет (учете сведений) в налоговом органе:

      1) по месту ее нахождения одновременно с присвоением ИНН;

      2) по новому месту нахождения — при изменении места нахождения организации в случае, если ее новое место нахождения расположено на территории, подведомственной иному налоговому органу;

      3) по месту нахождения каждого ее обособленного подразделения (в том числе в выбранном организацией в установленном порядке налоговом органе по каждому ее обособленному подразделению);

      4) по новому месту нахождения ее обособленного подразделения — при изменении места нахождения обособленного подразделения организации в случае, если его новое место нахождения расположено на территории, подведомственной иному налоговому органу;

      5) по месту нахождения принадлежащих ей недвижимого имущества и (или) транспортных средств;

      6) по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.

      8. КПП присваивается иностранной организации при постановке на учет (учете сведений) в налоговом органе:

      1) по месту нахождения каждого ее обособленного подразделения (в том числе в выбранном организацией в установленном порядке налоговом органе по каждому ее обособленному подразделению);

      2) по новому месту нахождения ее обособленного подразделения — при изменении места нахождения обособленного подразделения организации в случае, если его новое место нахождения расположено на территории, подведомственной иному налоговому органу;

      3) по месту нахождения принадлежащих ей недвижимого имущества и (или) транспортных средств;

      4) по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации и Особенностями учета в налоговых органах иностранных организаций, не являющихся инвесторами по соглашению о разделе продукции или операторами соглашения, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.09.2010 N 117н.

      IV. Порядок и условия присвоения физическим лицам ИНН в налоговом органе

      9. ИНН присваивается при впервые осуществляемых действиях по постановке на учет физического лица в налоговом органе:

      1) по месту жительства;

      2) по месту пребывания (при отсутствии места жительства физического лица на территории Российской Федерации);

      3) по месту нахождения недвижимого имущества или транспортного средства (при отсутствии у физического лица места жительства (места пребывания) на территории Российской Федерации).

      ИНН, присвоенный физическому лицу, не может быть повторно присвоен другому физическому лицу.

      10. Во избежание повторного присвоения ИНН физическому лицу при постановке на учет в налоговом органе по основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации, налоговый орган обязан использовать документально подтвержденные сведения, содержащиеся в ЕГРН, о наличии (отсутствии) ИНН у указанного физического лица.

      V. Применение ИНН

      11. ИНН, присвоенный организации в налоговом органе по месту нахождения (физическому лицу в налоговом органе по месту жительства или месту пребывания, по месту нахождения недвижимого имущества или транспортного средства (при отсутствии у физического лица места жительства (места пребывания) на территории Российской Федерации), применяется при постановке на учет организации (физического лица) в налоговом органе по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.

      12. ИНН используется налоговым органом в качестве номера учетного дела организации или физического лица.

      13. Налоговый орган указывает присвоенный организации (физическому лицу) ИНН (для организации также КПП) во всех направляемых уведомлениях, а также в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе и в уведомлении о постановке на учет в налоговом органе.

      14. Каждый налогоплательщик указывает свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.

      Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, вправе не указывать ИНН в представляемых в налоговые органы налоговых декларациях, заявлениях или иных документах, указывая при этом свои персональные данные, предусмотренные пунктом 1 статьи 84 Налогового кодекса Российской Федерации.

      15. ИНН (для организации также КПП), присвоенный организации (физическому лицу), в случае необходимости подтверждается свидетельством о постановке на учет в налоговом органе или уведомлением о постановке на учет в налоговом органе, сведениями из ЕГРН, полученными в установленном порядке.

      Сведения об ИНН гражданина Российской Федерации по его желанию могут быть внесены налоговым органом в паспорт гражданина Российской Федерации путем проставления отметки об ИНН.

      VI. Изменение, а также признание ИНН недействительным

      16. ИНН, присвоенный организации или физическому лицу, не подлежит изменению, за исключением случаев внесения изменений в нормативные правовые акты Российской Федерации либо изменения его структуры, установленной настоящим Порядком.

      17. ИНН при внесении изменений в сведения о месте нахождения организации или месте жительства (месте пребывания) физического лица, содержащиеся в ЕГРН, не изменяется.

      18. ИНН организации, реорганизованной в форме выделения или присоединения, не изменяется.

      19. ИНН, присвоенный при постановке на учет в налоговом органе физического лица, при снятии его с учета по всем основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации (за исключением случая его смерти), сохраняется.

      20. ИНН может быть признан недействительным в случае внесения изменений в нормативные правовые акты Российской Федерации, а также в следующих случаях:

      1) для организации — при снятии с учета организации в налоговом органе в случае прекращения деятельности при ликвидации организации, в результате реорганизации организации, в иных случаях, установленных федеральными законами;

      2) для физического лица — при снятии с учета физического лица в налоговом органе в связи с его смертью;

      3) в случае обнаружения у организации или физического лица более одного ИНН. При этом один из ИНН сохраняется, а остальные признаются недействительными.

      21. ИНН, признанный недействительным, не может быть присвоен другой организации (другому физическому лицу).

      22. ИНН, признанный недействительным, и дата признания его недействительным размещаются на сайтах управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации.

      rg.ru

      Рекомендации.

      Библиотека документов.

      Трудовой договор.

      Охрана труда / Безопасность.

      Приказы: форма, нумерация, исправления

      Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

      Форма приказа

      Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

      Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

      К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

      Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:
      — о поручении дополнительной работы (совмещении);
      — об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
      — о переносе отпуска или его продлении;
      — об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
      — о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
      — об установлении надбавки к окладу;
      — об изменении персональных данных работника;
      — о присвоении разрядов, классности;
      — о направлении работника на курсы повышения квалификации.

      Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).
      Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором — в унифицированной системе первичной учетной документации.
      Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

      Внесение исправлений в приказ

      Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

      Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

      При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

      Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

      Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

      Нумерация приказов

      Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

      Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

      К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

      Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

      В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

      В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:
      «п» — приказы о приеме на работу;
      «пр» — приказы о приеме на работу рабочих;
      «пс» — о приеме специалистов (ИТР);
      «к» — командировки;
      «вк» — внутренние командировки;
      «зк» — загранкомандировки;
      «мк» — местные командировки;
      «отд» — отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
      «отк» — отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения — 5 лет) и т.д.
      Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе — с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь — море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много — выбирайте любой!
      Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

      1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 — 172.
      2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
      3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
      4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.

      www.hrmaximum.ru

    admin

    Обсуждение закрыто.